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Cómo cumplir la ISO 9001

Escrito por Gaspar Palmer en marzo 07, 2017

En la gestión de la calidad, la documentación constituye la base para entender el sistema, comunicar los procesos y sus requisitos dentro de la organización y determinar la eficacia de su implantación.

La ISO 9001 se define como el conjunto de actividades relacionadas que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. Los procesos de una organización son generalmente planificados y puestos en práctica bajo condiciones controladas para aportar valor.

OpenKM aporta ese entorno controlado,  incorporando valor al implementar los procesos necesarios para conseguir resultados de acuerdo con los requerimientos de los clientes y las políticas de la organización.

Note que la utilización de una herramienta de software - OpenKM o cualquier otra - no le garantiza de facto el cumplimiento de ninguna norma ISO. Lo que OpenKM permite es facilitar el cumplimiento de la ISO-9001 utilizando la herramienta de una determinada forma en coherencia con lo establecido en la ISO-9001 y con el objetivo de su cumplimiento.

En este artículo, les mostraremos un ejemplo de implantación de sistema de gestión de calidad en el departamento de formación de una empresa.

Situación previa

La organización gestiona los requisitos ISO de los procedimientos formativos, en papel. Estos procedimientos impresos se distribuyen entre las personas afectadas, con una hoja de control anexa, que éstos han de firmar, para comprobar que el empleado está al corriente del nuevo proceso.

La constante  caducidad y actualización de procedimientos supone la existencia del departamento de formación, para la gestión de los cursos de formación y reciclaje. Hace firmar a los empleados una hoja de registro de asistencia a los cursos y consigna la ficha individual de cada empleado.

La organización, en sus auditorías genera informes de acciones correctivas y preventivas (CAPA); donde se registran las no conformidades detectadas. Posteriormente se genera un registro de las desviaciones y se crea un informe individual para cada desviación.

Objetivo

Creación de un entorno colaborativo y seguro que permita el acceso personalizado a la documentación; la aplicación de los procedimientos, la automatización de los procesos y la creación de  informes que faciliten las auditorías, ayudando a la detección y análisis de las no conformidades.

Proceso seguido

Se llevan a cabo sendas entrevistas con el Departamento de Sistemas de Gestión de Calidad. Es un área de alcance transversal dentro de la organización. En esas entrevistas estarán presentes representantes del departamento de Formación.

El departamento pondrá a disposición de la plantilla, el Plan de Formación Anual con derechos de lectura. Sólo el personal adscrito al departamento de Formación, tendrá la potestad de ejercer los privilegios de escritura, borrado, seguridad, o control de descargas.

A su vez serán, los únicos que tengan acceso a la extensión Foro y Wiki del Plan Formativo, tanto anual como individual.  La extensión Foro les da la posibilidad discutir y obtener respuesta sobre aspectos subjetivos que afecten el procedimiento. Y en la extensión Wiki pueden aclarar y consultar las fuentes bibliográficas utilizadas para generar y actualizar los procedimientos; así como enlaces directos a documentos técnicos.

  

OpenKM desde la pestaña Historial, facilita el acceso a las distintas versiones del documento. Cuando se llega a la fase final, el documento oficial es objeto de un workflow en el que el documento, después de ser aprobado y firmado, pasa a ser visible y notificado a los empleados.

El departamento de Formación creará un registro por empleado, en el que el usuario tendrá acceso a su plan formativo personal. El empleado utilizará el Servicio de Subscripción a su carpeta Formación; de esta forma recibirá notificación sobre cualquier actualización de contenido; establecimiento de fechas de los cursos, material docente, etc.

 

A su vez el departamento de Formación se reserva el derecho a enviar notificaciones, ya sea nivel individual, grupal o departamental para mantener informada a la plantilla. Por otro lado, puede mantener contacto fluido con todos los usuarios, a través del chat online de OpenKM.

 

Las reuniones, convocatorias de cursos y diversos eventos formativos, se comunicarán y compartirán con las personas afectadas, a través la funcionalidad Task Manager. El convocante, facilitará acceso a la documentación necesaria, e informará sobre el lugar de reunión ya sea físico o virtual, ya que OpenKM ofrece funcionalidad de videoconferencia.

De forma periódica el departamento de Formación utilizará la funcionalidad Informes para facilitar el seguimiento de las formaciones a las que han asistido los empleados.

Los Workflow serán de vital importancia en la implementación de la ISO 9001 en el departmento. Garantiza el cumplimiento del proceso en todas sus fases; creando un canal unívoco, en el que la información pasa de una fase a o otra, sólo cuando se han cumplido los requerimientos estipulados.

OpenKM proporciona por defecto un motor workflow, sin que suponga coste adicional. Es 100% flexible y adaptable. En el OpenKM Knowledge Center y en el OpenKM Youtube Channel, encontrarán gratis el Curso Workflow que explica cómo usar el programa de flujogramas y cómo crear nuestros propios Wokflows. Para aquellas organizaciones que no tengan capacidad técnica, OpenKM puede ofrecer dichos servicios de consultoría.

El departamento de Calidad creará la estructura de workflows necesaria para aplicar la política de calidad.

También utilizará la funcionalidad de Informes, que en este caso estará gestionada por una tarea automática. Así, de forma periódica, los responsables de calidad recibirían informes con los indicadores de no conformidades, detectadas por el sistema de calidad.

Esta información recogida automáticamente por OpenKM, facilita la labor de auditoría interna. La tarea de control y análisis interno desemboca en la creación y publicación de los Informes CAPA.

La organización puede facilitar  información a través de la extensión KCenter sus clientes, proveedores, auditores y diversos grupos de interés. Conforme a las normas y la ley vigente, sus clientes y auditores externos deben estar informados sobre el seguimiento del sistema de gestión de calidad ISO 9000.

Resultado

La organización disfruta de una tecnología flexible, que se adapta a sus necesidades presentes y futuras.

Ha conseguido automatizar y gestionar de forma electrónica todas las tareas del área de formación. El departamento, que ha prescindido de la documentación en formato físico.

Sus clientes y público objetivo disfrutan de un acceso personalizado y exclusivo a la información y documentación que necesitan a través del KCenter.

El departamento de calidad ha conseguido implementar el sistema de gestión de calidad en toda la empresa.

Mediante OpenKM, la organización:

• garantiza el cumplimiento de las políticas de calidad
• la ejecución de los planes estipulados
• la verificación de los resultados
• y el análisis e implementación de las medidas necesarias para corregir las desviaciones, en el próximo ciclo.