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Cómo conectar SAP con OpenKM para una gestión documental segura

Escrito por Gaspar Palmer en marzo 24, 2025

Además de integrar OpenKM con SAP para la gestión documental, OpenKM puede actuar como un repositorio seguro y como fuente de información estructurada para la empresa. Esto permite importar datos y documentos desde SAP para almacenarlos, analizarlos y generar nuevos documentos basados en dicha información.

Beneficios de importar información de SAP a OpenKM

• Respaldo y seguridad de la información: OpenKM almacena documentos procedentes de SAP como copias de seguridad, garantizando su disponibilidad en caso de fallos en SAP.
• Acceso optimizado: Es posible consultar documentos sin necesidad de acceder a SAP, lo que facilita el trabajo a usuarios sin licencia.
• Procesamiento de datos: OpenKM puede extraer, organizar y reutilizar la información proveniente de SAP para generar nuevos documentos o informes.
• Flujos de trabajo automatizados: Se pueden establecer reglas en OpenKM para el tratamiento de documentos importados.
• Auditoría y trazabilidad: OpenKM mantiene un historial de versiones y un registro de accesos para cada documento.

Métodos para importar datos y documentos desde SAP a OpenKM

Exportación automática desde SAP

SAP permite exportar documentos en distintos formatos (PDF, XML, Excel, JSON), que pueden ser procesados por OpenKM.

Ejemplo de flujo de trabajo:

1. Un usuario en SAP genera una orden de compra o una factura.

2. SAP exporta automáticamente el documento en PDF junto a un archivo XML con los datos estructurados.

3. OpenKM recibe y almacena el documento en la carpeta correspondiente.

4. Se extraen los datos clave mediante OCR o análisis del archivo XML.

5. La información se organiza en OpenKM y puede utilizarse para generar nuevos documentos o informes.

Tecnologías utilizadas: SAP Output Management, SAP SmartForms, SAP Script.

Integración mediante API de SAP

OpenKM puede acceder a los datos de SAP mediante su API REST o SOAP.

Ejemplo de integración mediante API:

1. OpenKM solicita información a SAP (por ejemplo, el estado de un pedido).

2. SAP responde con los datos en formato JSON o XML.

3. OpenKM almacena y procesa la información, que puede consultarse sin necesidad de acceder a SAP.

Ventajas: integración en tiempo real sin intervención manual.

SAP Data Archiving y SAP ArchiveLink

• SAP ArchiveLink permite almacenar documentos en OpenKM como repositorio externo, optimizando el espacio disponible en SAP.
• Con SAP Data Archiving, OpenKM puede recibir archivos históricos y almacenarlos de forma segura.

Ejemplo de uso:

1. SAP genera una factura electrónica y la almacena en OpenKM.

2. OpenKM la indexa y permite búsquedas por cliente, número de factura, fecha, etc.

3. La factura puede consultarse desde SAP o desde OpenKM, incluso después de haber sido archivada.

Integración con la base de datos de SAP

SAP utiliza bases de datos como SAP HANA, Oracle, SQL Server o DB2. OpenKM puede conectarse a ellas para extraer información y generar documentos automáticamente.

Ejemplo de extracción de datos desde SAP HANA:

1. OpenKM ejecuta una consulta SQL sobre la base de datos de SAP.

2. Extrae información sobre pedidos de clientes en formato JSON o CSV.

3. Genera un informe automático en OpenKM con los datos obtenidos.

4. El informe se almacena y se notifica a los usuarios correspondientes.

Ventaja: permite manejar grandes volúmenes de información sin afectar el rendimiento de SAP.

Uso de OpenKM como repositorio seguro

Además de almacenar documentos procedentes de SAP, OpenKM puede utilizarse como un repositorio seguro para información y documentos clave.

Copias de seguridad automáticas

• Se pueden programar copias de seguridad automáticas de documentos de SAP en OpenKM.
• Almacenar contratos, facturas, órdenes de compra e informes históricos en OpenKM evita la pérdida de información.

Ejemplo de flujo:

1. Todas las facturas emitidas en SAP se copian automáticamente en OpenKM.

2. OpenKM las clasifica por fecha y cliente.

3. En caso de fallo en SAP, las facturas siguen siendo accesibles desde OpenKM.

Control de versiones y auditoría

• OpenKM mantiene un historial de cambios en los documentos importados desde SAP.
• Registra quién accede o modifica cada documento, garantizando su trazabilidad.

Ejemplo: si un contrato se actualiza en SAP, OpenKM conserva la versión anterior y permite compararlas.

Seguridad y cumplimiento normativo

• Cifrado de documentos: protección de la información sensible.
• Control de accesos: asignación de permisos por usuario o grupo.
• Reglas de retención: posibilidad de definir plazos de conservación y eliminación automática de documentos según la normativa vigente (ISO 27001, RGPD, etc.).

Ejemplo: almacenamiento de documentos fiscales procedentes de SAP con garantía de conservación durante el periodo legal establecido.

Generación de nuevos documentos con datos de SAP

Una vez que OpenKM ha almacenado los datos importados desde SAP, se pueden generar automáticamente nuevos documentos e informes.

• Informes financieros basados en datos reales de SAP.
• Contratos y facturas creados a partir de plantillas en OpenKM.
• Automatización de documentos legales con información proveniente de SAP.

Ejemplo:

1. Se extraen datos de ventas desde SAP y se almacenan en OpenKM.
2. OpenKM utiliza esos datos para generar un informe mensual.
3. El informe se distribuye automáticamente a los responsables y al equipo financiero.

Conclusión

La integración de SAP con OpenKM como repositorio seguro y fuente de información estructurada ofrece múltiples ventajas:

• Seguridad y respaldo de documentos críticos de SAP.
• Acceso rápido a la información, sin necesidad de entrar en SAP.
• Optimización del almacenamiento y reducción de costes de infraestructura.
• Automatización de la generación de informes y documentación.
• Cumplimiento normativo y trazabilidad completa.

Integrar SAP con OpenKM no solo mejora la seguridad documental y la eficiencia operativa, sino que también impulsa la transformación digital de tu empresa. Si buscas una solución robusta, adaptable y capaz de automatizar procesos clave, OpenKM es la herramienta que necesitas.

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