Escrito por Ana Canteli en marzo 06, 2020
La acumulación de información y datos que aqueja hoy en día a cualquier organización, hace indispensable determinar qué cantidad de información es válida y durante cuánto tiempo lo es; para saber qué no lo es y por tanto deshacerse de ella. Además, de aquella información que es válida, las empresas deben saber cuándo y cómo utilizarla. Gestionar adecuadamente la información que poseen mejorará las relaciones con sus clientes, e incluso la experiencia laboral de sus empleados, lo que redundará en beneficios y ventajas para todos los implicados. De hecho la necesidad de mejorar resultados, lleva a muchas empresas a implementar soluciones de gestión de contenido empresarial - ECM por sus siglas en inglés ( enterprise content management ).
Un sistema de gestión de contenidos empresariales es un software que sirve para acceder y gestionar la información, ya sea esta estructurada o no estructurada, con el objetivo de alcanzar las metas de la organización eficientemente, mientras se garantiza el cumplimiento normativo. La gestión de contenidos empresariales abarca las necesidades de gestión documental, gestión de contenidos web, gestión de procesos de negocio y necesidades de colaboración. Y es que en sus inicios, los enterprise content management se limitaban a los sitios web. Con el paso del tiempo, se fueron añadiendo más funcionalidades, dotando al ecm de una nueva dimensión. Así en la actualidad, se puede definir la gestión de contenidos empresariales como el conjunto de servicios, tecnologías y funcionalidades que controlan y gestionan todo el ciclo de vida de los contenidos, desde la creación o captura, pasando por la edición, revisión o aprobación, hasta la recuperación, distribución, preservación o eliminación de los mismos.
Sin un medio para capturar y organizar los contenidos empresariales adecuadamente, el flujo de información dentro de la organización puede estancarse o incluso ser la fuente de problemas más graves. La gestión de contenido empresarial debe ofrecer una cobertura completa al ciclo de vida documental; de otra forma los documentos desactualizados, pueden crear confusión y ser el germen de incidentes difíciles de preever.
De hecho la cantidad de casuísticas en las que puede estar envuelta una organización, pueden resumirse de la siguiente manera:
Elegir la mejor solución ecm para la empresa obviamente, depende de varios factores, algunos de ellos ambientales y fuera del control de la organización, pero otros sí lo estarán y son esos los que la organización debe tener en cuenta al apostar por una estrategia de contenido empresarial.
El sistema de gestión de contenido empresarial debe permitir a la entidad alcanzar un triple objetivo:
OpenKM, como sistema ecm - enterprise content management - puede contribuir a la obtención de ese triple objetivo a través de:
Plantearse la distribución de contenido tiene sentido, sobre todo cuando has trabajado duro para crear contenido de calidad y no quieres que se quede apartado en un rincón. Para ello, crear un plan de contenido, es un paso sin el cual, la estrategia de marketing de la organización difícilmente alcanzará sus objetivos. El plan de contenido ayuda a ser más creativos y efectivos en la distribución de contenido y obtener diversos objetivos, como mejorar la posición de marca, crear relaciones de influencia, benchmarking, compromiso de la audiencia y crear y mantener una sólida y fiable reputación digital.
El sistema de gestión documental OpenKM puede ser utilizado como plataforma de creación y distribución de contenidos. Nuestros empleados y colaboradores pueden acceder al sistema y en su sesión crear los contenidos, sin que el formato o la extensión sean una limitación. Además, a través de automatismos, podemos fijar protocolos de calidad o aprobación de los nuevos contenidos, para hacerlos accesibles al público general cuando éstos hayan llegado a la versión final. Incluso, gracias a la integración de OpenKM con Twitter, podemos twittear el nuevo contenido y contactar en tiempo real con nuestras audiencias en otras redes sociales.
La creación de contenido por parte del área de marketing y ventas puede ser distribuido, a parte de a nuestros clientes - actuales y potenciales - a otra serie de beneficiarios que bien podrían pasarnos desapercibidos. Los contenidos pueden ser una fuente de información de alta calidad sobre nuestros productos y servicios que enriquecen los argumentos y razonamientos comerciales del personal de ventas. En la relación con nuestros clientes, la distribución de contenidos puede ayudarnos a educar, nutrir y mejorar la relación de compromiso e incluso neutralizar las posibles objeciones que pueda tener. El seguimiento de la relación con nuestros clientes, puede ser incluso una fuente de mejora continua para la organización.
Creando una estrecha relación entre marketing y ventas podemos crear relaciones mutuamente beneficiosas de forma que la creación de contenidos prepare y allane el camino para identificar clientes potenciales. Podría derivar en una entrevista a incluir en un nuevo contenido. En el momento en el que se distribuye es aconsejable compartirlo con ellos, mejorará la relación mientras que ellos apreciarán la oportunidad de ser citados.
La creación de contenidos de calidad para su posterior publicación, supone en muchos casos, la inversión de una apreciable cantidad de tiempo y recursos en la obtención de datos relevantes que corroboren la información que confeccionamos, ya sea para el departamento comercial, marketing, o en la preparación de propuestas. Se recomienda citar las fuentes utilizadas, pero también puedes aprovechar para informar sobre tus propias conclusiones basadas en estudios internos. Y es que el software de gestión documental de OpenKM con su funcionalidad informes nos permite obtener datos fiables en relación a cualquier aspecto que sea de nuestro interés.
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