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Cómo archivar correos electrónicos

Escrito por Ana Canteli el 15 de Noviembre 2019

En muchas ocasiones nos encontramos con gran cantidad de correos electrónicos, muchos de ellos muy antiguos, consumiendo cada vez más, la capacidad de nuestra cuenta

Si no queremos perder dichos correos y a la vez mantener la bandeja de correos electrónicos recibidos limpia y ordenada, podemos recurrir a archivar correos y guardarlos fuera de la bandeja de entrada, para poder acceder a ellos cuando sea necesario. No en vano, en muchos países, entre ellos el nuestro, hay legislación que afecta a las comunicaciones electrónicas, fijando periodos en los que las organizaciones han de archivar correos electrónicos y custodiar dichos contenidos, que en muchos casos han sustituido al tradicional correo postal o fax y supone la única prueba documental de un hecho o evento en cuestión.

Si utilizamos el cliente Microsoft Outlook disponemos de una herramienta para archivar correos electrónicos. Ésta herramienta nos permite exportar todos los correos electrónicos desde el más antiguo hasta la fecha que nosotros le indiquemos y guardarlos en una ubicación del disco duro de nuestro PC, lo que nos permitirá disminuir la carga de almacenamiento e impedir que se nos llene el buzón. Pero guardar contenidos empresariales en los ordenadores personales, diseminados por toda la empresa, o en manos de empleados que viajan o que trabajan desde casa, puede no ser la mejor solución; ya que quedamos a expensas de lo que pueda ocurrir con los dispositivos.

¿ Por qué archivar los correos electrónicos ?

En este sentido, lo mejor es establecer un archivo de correos electrónicos centralizado, de forma que la organización almacena todas las comunicaciones que los empleados comparten entre sí, con los proveedores, clientes o grupos de interés. De esta forma, en el caso de que se produzca alguna incidencia, la empresa podrá realizar las actividades de e-discovery necesarias, para recuperar ese correo electrónico que contiene la información que precisa.

El sistema de gestión documental de OpenKM presenta un módulo de archivo de correos electrónicos. Tanto el administrador, como el propio usuario, pueden configurar su dirección de correo electrónico en OpenKM.

Esto no significa que no pueda seguir utilizando su dirección de correo electrónico como lo hacía hasta ahora. Si está habituado a trabajar desde Microsoft Outlook, puede seguir haciéndolo. Y si lo desea, gracias al MS-Addin de OpenKM para Outlook, podrá hacer uso del gestor documental desde el cliente de correo electrónico de Microsoft Outlook.

Beneficios del archivo de correos electrónicos

Con OpenKM cualquier usuario puede enviar correos electrónicos, que se archivan automáticamente en el sistema de gestión documental con toda la información que éstos contengan. Por ejemplo, puede adjuntar al e-mail un documento, que está guardado en el gestor documental. Si lo desea, OpenKM puede sustituir el adjunto por un enlace - una opción muy útil en el caso de archivos pesados, pues no compromete la recepción del e-mail por parte del destinatario-. Cuando recibe un nuevo correo electrónico, puede decidir incorporarlo al repositorio, o seleccionar sólo los adjuntos. O que archivar elementos de la dirección de correo electrónico sea un proceso automático.

En OpenKM podemos crear reglas de filtrado: en función del remitente, del destinatario, del asunto, o incluso del contenido. Es decir, podemos archivar los correos electrónicos en función de si un mail contiene ciertos valores, o si el e-mail contiene exactamente lo que nosotros estamos buscando. OpenKM lo identifica, lo archiva donde nosotros queremos y además el gestor documental aplicará el protocolo definido por la empresa para archivar elementos electrónicos. Envío de notificaciones automáticas, asignación de grupos de metadatos, fechas de retención, proceso de disposición o expurgo, etc.

Siempre podemos contar con la colaboración activa del usuario. Es decir, cuando un empleado selecciona uno o varios correos, puede hacer clic en el botón de la barra de herramientas OpenKM para archivar elementos, evento que dispara el asistente que solicita información extra ¿ a qué departamento pertenece ? Palabras clave, cumplimentar grupos de metadatos… Con las tareas automáticas podemos utilizar cualquier funcionalidad de OpenKM de forma asistida.

Toda la actividad realizada, quedará registrada en OpenKM. Junto con todos los datos que la organización o el usuario desee. El sistema de gestión documental permite crear informes sobre cualquier aspecto que sea relevante para la entidad; desde el listado de documentos que han sido adjuntados y compartidos con los destinatarios, a la asignación de formularios de contacto a los empleados. Y saber cuándo se realizó la asignación, cuándo el empleado accedió al correo electrónico para contestar al cliente, etc.

¿ Cómo recuperar correos electrónicos archivados ?

Por otro lado, el buscador del sistema de gestión documental de OpenKM está adaptado a la búsqueda de este tipo de contenidos. En modo avanzado, el usuario puede elegir buscar entre documentos, carpetas, registros o correos electrónicos. Y cuando selecciona esta opción, el buscador despliega los criterios de búsqueda propios de este contenido. Es decir, podemos buscar un correo electrónico en función del:

• remitente
• destinatario
• asunto

Junto a cualquier otro criterio que aplique: contenido ( algo que recordamos que forma parte del cuerpo del e-mail ), notas, metadatos, categorías, relaciones - archivos adjuntos -, rango de fechas, etc.

En el sistema de gestión documental el usuario puede ver destacados todos los indicadores de su actividad: correos electrónicos recibidos, enviados; cuáles presentan adjuntos, etc.

Periodos de conservación y disposición final

Las organizaciones han de conocer el marco legal que les afecta, para gestionar las comunicaciones electrónicas como establece la ley.

En España las empresas pueden verse afectadas por multitud de disposiciones legales, en función del tipo de información que comparten por correo electrónico.

Prácticamente todos los e-mails contienen información personal, por lo que las empresas deben conocer en detalle la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD), la Ley de Servicios de la Sociedad de la Información y de Comercio Electrónico ( LSSI ) y el Reglamento General de Protección de Datos de la UE (RGPD).

Este post no pretende ser una disertación exhaustiva sobre las condiciones legales a seguir, dado que incluso cada sector presenta sus características propias en materia de protección de datos. Por ejemplo, en el caso de la LOPD, lo que busca la ley es proteger los datos personales del ciudadano, obligando a la entidad que los posee y a la que los gestiona, a registrarse ante la Agencia de Protección de Datos Española determinando quién es el encargado de hacerlo. El artículo 4 de la ley estipula que los datos personales han de ser cancelados cuando se extingue la razón o el fin por el que se recogieron o se solicitaron. Y el artículo 47 informa sobre los periodos de tiempo de conservación y por lo tanto cuándo eliminarlos.

El sistema de archivo de correos electrónicos de OpenKM ayuda a las organizaciones a almacenar los e-mails en su totalidad ( incluidos los archivos adjuntos ) cumpliendo los requisitos de conservación, localización, consulta y seguridad. Además, la gestión de seguridad a nivel granular de OpenKM permite la administración de los correos electrónicos en función de la seguridad requerida ( básica, media o alta ) descrita en la ley. Por otro lado, gracias al plan de archivo del gestor documental, la organización puede gestionar la disposición final o expurgo de correos electrónicos, de acuerdo a la ley y sin saltarse ningún plazo.

Si la empresa utiliza el correo electrónico para compartir documentación contable: pedidos, albaranes, facturas… en ese caso, la organización tiene que tener en cuenta el Código de Comercio, La Ley Tributaria o la Ley del Impuesto sobre Sociedades, entre otras disposiciones legales, cada una de las cuales presenta sus propios periodos de conservación.

Lo mismo puede ocurrir en el caso de que la empresa utilice el correo electrónico para intercambiar documentación laboral ( nóminas, altas y bajas en la SS ) o documentación contractual ( cualquier documento que muestra un acuerdo, como mínimo entre dos partes, es considerado un documento contractual ).

Conclusión

El correo electrónico forma parte de los procesos empresariales; dan fe, es decir, son una prueba documental de las distintas actividades de la organización. En ocasiones podemos comenzar un proceso de negocio por teléfono, y continuarlo por e-mail. Pueden ser de gran utilidad en caso de litigios ( un juez los admitirá ) dado que los correos electrónicos son archivos que permiten establecer tanto el contenido, como el horizonte temporal ( cuándo se envió o se recibió el e-mail ) o facilitar la trazabilidad del emisor, o receptor a través de los encabezados de los correos. La firma electrónica es otra funcionalidad que aplicada sobre los correos, permite añadir una garantía extra que demuestra la recepción, la aceptación del contenido o que el mail no ha sido modificado a partir de la firma.

Como se puede comprobar el correo electrónico está presente en multitud de escenarios por lo que es fundamental contar con un software que permita a la organización guardar los correos electrónicos con las máximas condiciones de seguridad, pero a la vez garantizando el acceso a dichos contenidos, en caso de que sea necesario.