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Cómo ahorrar costes en las oficinas

Escrito por Ana Canteli en marzo 08, 2019

En cualquier empresa se utilizan diariamente multitud de recursos que si no se someten a un control exhaustivo y se utilizan de forma racional, pueden hacer que los costes crezcan innecesariamente. Ahorrar costes en tu oficina, es la mejor forma de maximizar el presupuesto y los recursos disponibles para cumplir los objetivos de la organización.

Pero esta tarea puede resultar abrumadora; no en vano cuando en una entidad se oye el concepto “ahorro de costes”, automáticamente el personal de la empresa piensa que va a tener que hacer su trabajo con menos recursos. Y el objetivo no es hacer recortes sin más, si no implementar cambios que ahorren dinero para hacer más con la nueva dotación de recursos.

La mejor manera de reducir costes en tu empresa de forma eficaz y eficiente es implantando un sistema de mejora continua en el que más que reducir los gastos se trata de gestionarlos. El método Lean es un alternativa viable para conseguir este objetivo.

El método Lean surgió en Japón en los años 80. Lean significa “magro” en inglés y busca que la producción sea lo más eficiente posible, identificando aquellos gastos innecesarios como "residuos", es decir utilizar más recursos de los necesarios para crear el mismo producto o servicio.

El sistema de gestión documental OpenKM puede ayudar a detectar las fuentes de gastos en tu empresa para así poder establecer el mejor sistema para reducir los costes . Porque la gestión de costes debe hacerse siempre; no hay que esperar a tiempos de crisis para abordarla.

A continuación una serie de pasos o consejos básicos para ahorrar costes en el negocio.

Pásate a lo digital

Si todavía sigues imprimiendo todos los albaranes, facturas, faxes y demás documentación de tu empresa, posiblemente estés dedicando una proporción apreciable de presupuesto, que bien podrías dedicarlo a funciones o actividades que ahorren dinero. No se trata sólo del precio de los cartuchos de tinta, saber si el personal está imprimiendo a color o en blanco y negro; o si simplemente saben cómo usar correctamente los dispositivos.

También hay que valorar el impacto en el medio ambiente, o la sobrecarga de tareas a los recursos humanos; tendrán que dedicar tiempo a mantener el archivo físico (papel, carpetas, archivadores pero también bolígrafos, libretas, clips, grapadoras, rotuladores…). Además, el consumo de espacio puede generar mal ambiente de trabajo. Mantener al personal en oficinas en las que hay problemas compartiendo espacio no contribuye al mantenimiento de las mínimas condiciones; una situación que podría poner el foco de atención sobre problemas de gestión a nivel gerencial. Sin mencionar el posible problema de imagen, si recibimos a clientes en nuestras oficinas, o el público general tiene acceso a nuestras instalaciones.

El sistema de gestión de contenidos empresariales OpenKM te permite digitalizar tu archivo físico, a la vez que implementas la gestión documental de la empresa a nivel electrónico. Puedes aplicar los procesos de negocio, gestión de costes en la empresa y administración tal como lo hacías en formato papel. O puedes aprovechar la oportunidad para analizarlos y mejorarlos, tantas veces como estimes oportuno, o sea necesario. Porque en ocasiones las empresas deben adecuarse a actualizaciones normativas y legales. En este escenario, OpenKM garantiza la implementación de esas actualizaciones en el sistema de gestión documental; así estaremos seguros del cumplimento de los standares de calidad, ya que no dependeremos de la buena o mala memoria de los usuarios; el propio sistema actuará como guía y ayudará a mantener el nivel de servicios.

Por otro lado, OpenKM puede utilizarse en versión Software como Servicio (SaaS) o instalado en el servidor de la empresa; 2 opciones que se suman a las ideas para ahorrar y reducir los costes. En ambos casos el sistema es escalable; a medida que crece el repositorio o el número de usuarios, se puede adaptar y la tecnología open source permite a la organización, si lo desea, ampliar y adaptar la instalación para adecuarse a la evolución de tu negocio. La gestión de la política de privacidad, el aviso legal, el uso de cookies o la política de cookies del sitio web es ahora más fácil, tanto para la pequeña como para la mediana empresa.

Aumenta la seguridad con las nuevas tecnologías

Con OpenKM el acceso a la documentación seguirá las condiciones estipuladas por la organización. El sistema de gestión de documentos y registros electrónicos de OpenKM establece un sistema de seguridad en 3 niveles, que garantiza que los usuarios acceden a la documentación y a la información que necesitan para su desempeño profesional.

Sólo los usuarios que consideremos aptos ( el personal pero también tus clientes, o proveedores ) podrán acceder al gestor documental, que identificará mediante usuario y contraseña a la persona que accede. Podremos gestionar a nivel grupal o individual a la comunidad de usuarios y diseñar perfiles dentro del sistema, para adaptar el software a las necesidades y requerimientos de cada usuario, o grupos de usuarios.

Puede haber usuarios que accedan al gestor documental sólo para buscar información o documentos, registros o correos electronicos. Otros, aparte de encontrar archivos, necesitarán crear nuevos documentos, editarlos. El administrador de la instalación puede implementar procesos de negocio mediante automatismos o flujos de trabajo, para que el personal trabaje con la documentación de forma que supongan un ahorro de costes en el negocio. Y habrá incluso usuarios que necesiten utilizar OpenKM para labores de análisis: seguros e impuestos, inversiones en I+D+I, estudio de costes en mensajería, transporte y logística, etc. Para éstos el gestor de tareas, los informes, servicios de suscripción o creación de agentes de búsquedas, les pueden facilitar mucho la labor de detectar los gastos, clasificarlos por origen o tipo y así poder tratarlos para aplicar medidas que ahorren dinero.

Maximiza el rendimiento de los inmuebles - trabajo desde casa

Cerrar oficinas infrautilizadas o concentrar sucursales no es siempre consecuencia de recortes de personal. Prescindir de alquileres que no se amortizan o de los que no se obtienen el rendimiento esperado son opciones que reducen los costes en tu negocio y él teletrabajo lo convierte en un solución, que además puede contribuir a facilitar la conciliación.

El sistema de gestión documental de OpenKM ofrece herramientas de comunicación, que mantienen en contacto a todo el personal, tanto el que se encuentra en oficinas, como aquellos que trabajan desde casa. A través del chat online incluido en el gestor documental, podemos hablar con todos los usuarios de la empresa. Cuando alguien trabaja sobre un archivo, puede depositar notas, añadir palabras clave, categorías o grupos de metadatos. Y podemos enviar notificaciones a nuestros compañeros, sobre los cambios efectuados o éstos pueden estar suscritos a los contenidos; algo que hará que OpenKM les envíe notificaciones para que estén al tanto de las novedades. En la pestaña Relaciones podemos ver los vínculos que los contenidos mantienen y además qué tipo de relación les unen. Además, en la sección Foro, los usuarios que estén trabajando sobre un archivo, pueden compartir opiniones, hacer preguntas o apreciaciones que otros autores pueden ver. Y en la sección Wiki podemos destacar la bibliografía, fuentes documentales y recursos que estamos utilizando para nuestro trabajo. También pueden usar los MS-Addins; así pueden subir y actualizar documentos en OpenKM desde sus aplicaciones habituales como MSword, Excel, Outlook o Power Point. Y con el live Edit, pueden editar en línea cualquier archivo en el sistema de gestión documental - en el que también se puede gestionar el control de versiones.

Las reuniones o tareas más complejas se pueden tratar en el Gestor de tareas. Ahí se puede convocar una conferencia online de forma que participen tanto el personal de oficina, como aquellos que trabajen desde casa,  así como los compañeros que estén desplazados en las instalaciones del cliente.

La plataforma OpenKM ofrece el entorno ideal para implantar no sólo la oficina sin papeles, sino el trabajo a distancia o la oficina virtual. Gracias a las tareas de control y gestión de costes implementadas en OpenKM, se pueden detectar las actividades que ahorren costes, migrándolas al entorno digital. Con el sistema de gestión documental la empresa puede crear entornos a medida en los que sus clientes y grupos de interés, puedan acceder a sus productos y servicios de forma online - actualizando fácilmente el aviso legal y la política de cookies -, manteniendo los standares de calidad y el cuidado en la atención al cliente.

Las redes sociales, suponen nuevos canales de comunicación muy dinámicos, que no paran de crecer y donde la comunidad busca y espera nuestra presencia. Desde OpenKM podemos crear, editar y gestionar los contenidos a publicar en redes sociales, además de administrar la política de cookies y el aviso legal pertinente. Podemos utilizar las automatizaciones o los workflows para gestionar los procesos de revisión, aprobación y publicación.

Automatiza procesos, promueve la contabilidad de costes sostenida

El sistema de gestión documental puede ayudar a hacer más productiva y eficiente cualquier área o departamento en el que se implemente la gestión documental electrónica, pero es que además se convertirá en un elemento fundamental a la hora de detectar costes imprevistos, gastos superfluos o innecesarios, o puntos de mejora a la hora de gestionar costes.

Con OpenKM podemos automatizar el seguimiento de partidas de gastos como pueden ser:

• Consumibles: toner de impresora, papel, pero también suministro de bebidas y alimentos… En este apartado es aconsejable ser lo más detallistas posibles, si no lo hacemos esta partida puede ser la más cuantiosa y la falta de información dificultará gestionarla como es debido.
• Cartera de clientes: nos ayudará a identificar aquellos clientes menos rentables, pero también aquellos a a quienes podemos ofrecerles más productos o servicios. De esta forma conseguimos también mejorar la atención al cliente y la calidad percibida en el servicio.
• Cartera de productos/ servicios: Lo mismo ocurre con los productos y servicios que ofrecemos. Como ya hemos visto anteriormente, con OpenKM podemos aplicar métodos de control muy avanzados que nos permiten dedicarnos a lo que mejor sabemos hacer, mejorando en productividad y eficacia.
• Gastos corrientes: agua, energía eléctrica, calefacción, alquiler, etc. Con OpenKM podemos hacer un control continuado y hacer comparativas para así tomar la decisión adecuada. Puede ser renegociar el alquiler, cambiar de tarifa plana, sustituir el dispositvo de aire acondicionado, de proveedor, etc.
• Logística: costes de mensajería, transporte, inventario. En esta partida pueden acumularse costes ocultos. Por ejemplo, cuando un paquete se devuelve ¿ quién asume los costes ? ¿los asume el cliente ? ¿ los asume la empresa ? ¿ Se sigue el mismo procedimiento con todos los productos y servicios ? ¿ O hay un precio mínimo ?. ¿Es necesario enviar las facturas por correo postal o podemos optar por la factura electrónica? Con OpenKM podemos crear un portal de facturación, lo que evita el gasto en mensajería, retrasos por pérdida o extravío y agiliza el ciclo de cobros y pagos. Y con el módulo de lectura de código de barras de OpenKM, se puede administrar mejor el inventario, reduciendo el nivel de almacenamiento, por ejemplo.
• Software, aplicaciones y servicios web: suscripciones, servicio de soporte, renovaciones de licencias. Todos los aspectos relacionados con la suite de programas de la empresa también deberían ser tenidos en cuenta; de esta manera evitaremos renovaciones automáticas no deseas y llevar una gestión planificada del mantenimiento y renovación de los programas de la compañía.

Como se puede comprobar, el sistema de gestión documental OpenKM pone a tu alcance la implementación de todas las medidas, que tu empresa necesita para reducir los costes en la oficina.