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Cómo adoptar efectivamente un sistema sin papel en el trabajo

Escrito por Raymond Chiu en enero 14, 2022

En el pasado, las empresas usaban documentos en papel para organizar la información. Sin embargo, no siempre es la mejor solución.

En un estudio de 2019 realizado por Xerox, las empresas estadounidenses gastan aproximadamente 460.000 millones de dólares en salarios para gestionar la información en papel. Este gasto incluye crear y formatear o volver a ingresar documentos en una copia digital.

Por otro lado, reducir la cantidad de tiempo necesario para lidiar con la sobrecarga de información en papel en un 15 %, puede ayudar a una empresa con 500 empleados a ahorrar hasta $2 millones al año. Aquí es donde entra en juego el establecimiento de un sistema de gestión documental sin papel.

5 beneficios de la oficina sin papeles

Además de ahorrar millones, las oficinas sin papel pueden obtener los siguientes beneficios:

Almacenamiento rápido y uso compartido de datos

La transformación digital significa que no necesita imprimir un documento. En su lugar, puede guardar, compartir y almacenar rápidamente su archivo en un sistema de almacenamiento de archivos digitales exclusivo de Office.

Gestión de documentos simplificada

Cuando elimina los procesos basados ​​en papel y decide volverse digital, puede simplificar la forma en que administra sus archivos. No es necesario imprimir un documento, colocarlo en una carpeta y guardarlo en un archivador. En su lugar, puede guardar una copia electrónica del documento, archivarlo en su computadora o almacenarlo en un administrador de archivos basado en la nube para mayor accesibilidad.

Colaboración eficiente

Dado que puede acceder a sus documentos en línea, la colaboración en el lugar de trabajo será más sencilla. ¡Imagínese deshacerse de la necesidad de imprimir una versión de un documento revisado!

Ahorro de tiempo y dinero

Cuando adopta un sistema de gestión documental sin papel en su empresa, elimina la compra de carpetas y archivadores. Además, un archivo digital es más fácil de encontrar en el sistema de base de datos.

Pista de auditoría digital

Ser paperless significa que debe cumplir con las nuevas pautas del sistema de gestión documental digital. Aquí es donde las herramientas de gestión documental electrónica como OpenKM pueden ser útiles. Esto se debe a que dicho software de gestión documental deja un rastro digital de quién accedió y actualizó el documento.

5 pasos para adoptar un efectivo sistema sin papel en su trabajo

Ahora que conoces los beneficios de digitalizar tus documentos en papel, es momento de descubrir cómo adoptar este sistema en tu empresa.

Paso 1: Haga que todos participen

Si está acostumbrado a tener una copia impresa de sus archivos, asegúrese de que todos en la oficina estén de acuerdo con el nuevo sistema de gestión documental. Aquí hay tres consejos rápidos sobre cómo puede hacerlo:

1. Indique su necesidad de dejar de usar papel: Si desea transitar por el camino de menor resistencia, lo primero que debe hacer es educar a todos en la oficina sobre por qué se debería dejar de usar papel.
2. Muéstreles los beneficios de tener un sistema paperless: esta es una excelente manera de defender su caso.
3. Aborde cualquier problema de cumplimiento: Esto va desde la seguridad, la accesibilidad y la legalidad. Asegúrese de haber considerado estas cosas antes de seguir adelante.

Paso 2: encuentre el sistema de gestión documental electrónico adecuado

Por supuesto, la mejor manera de reducir con éxito en el uso de papel en su oficina es encontrar un software de gestión documental adecuado. Pero con una gran cantidad de opciones, debe estudiar qué solución se adaptará a las necesidades y el presupuesto de su empresa.

Como tal, enumere las características que le gustaría que tuviera un sistema de gestión documental. Esto puede variar desde la seguridad y la accesibilidad, hasta el almacenamiento y la copia de seguridad de los datos. Busque cualquier programa de gestión documental que pueda proporcionarle lo que necesita y luego vea cuál de ellos se ajusta a su presupuesto.

Sin embargo, cuando se trata de costos, tenga en cuenta que siempre debe optar por el más barato. Vaya siempre por lo mejor que pueda pagar.

Paso 3: Infórmese con las herramientas

No todos los sistemas de gestión documental son iguales. Algunas empresas pueden trabajar bien con Google Suites, mientras que otras requieren software propietario.

De todos modos, todos en la empresa deben saber cómo usar su herramienta preferida.

Puede buscar la ayuda del equipo de soporte técnico de un proveedor de servicios para la demostración del producto. Además, debe dejar que sus empleados también prueben el software. Le sugerimos que comience a instruir a las personas esenciales en su negocio mientras el resto se prepara para digitalizar sus archivos.

Una vez que se han acostumbrado al sistema, pueden comenzar a entrenar a sus equipos.

Paso 4: establezca su proceso

Ahora que todos en la empresa están acostumbrados al sistema, el siguiente paso es establecer su proceso.

Primero, debe determinar cómo digitalizará todos los documentos en papel. En segundo lugar, debe desarrollar un sistema sin papel que pueda implementar en el futuro.

Si lo hace, se asegurará de lograr una transformación digital de manera eficiente y eficaz. Además, sabría que puede mantener este proceso.

Paso 5: comience a digitalizar sus documento

Aquí es donde empiezas a hacer el trabajo sucio de la transformación digital. Para hacerlo de manera eficiente, debe cumplir con las pautas que estableció anteriormente

Sería mejor si también hicieras lo siguiente:

1. Determine qué tipo de documentos tiene y comience a organizarlos.
2. Hacer responsable a cada departamento de sus archivos.
3. Establezca una meta de cuándo cada departamento debe tener sus archivos organizados y codificados en el sistema.
4. Destruya cualquier documento que haya pasado una "fecha de vencimiento" predeterminada.

Cuando haga esto, puede digitalizar y almacenar sus documentos en papel en su sistema de administración de documentos preferido en poco tiempo.

Hacia ti

La cantidad de tiempo que dedica a administrar documentos en papel se puede utilizar para el desarrollo empresarial. Esto explica por qué la adopción de un sistema de gestión documental sin papel le permite ahorrar dinero y expandir su negocio.

Si desea obtener esos beneficios, asegúrese de seguir los pasos enumerados en esta publicación. De esa manera, puede digitalizar sus procesos comerciales sin problemas.

Sobre el Autor: Raymond Chiu es el director de operaciones de Maid Sailors Office Cleaning Service NYC, un proveedor de servicios de limpieza de oficinas de primer nivel. Junto con precios asequibles, podemos abordar incluso las necesidades de limpieza más difíciles y podemos convertir su lugar de trabajo en un entorno saludable, seguro y agradable para los empleados.