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Captura de datos modificados

Escrito por Ana Canteli el 13 marzo de 2023

La captura de datos modificados, conocida como Change Data Capture - CDC, por sus siglas en inglés, es una técnica utilizada en bases de datos para identificar y registrar los cambios realizados en los datos almacenados, en una tabla o conjunto de tablas. Gracias a esta técnica, cualquier cambio en los datos de una tabla se registra en una tabla de control de cambios, que permite obtener una visión completa de los cambios que se han realizado en los datos de aplicaciones o sistemas informáticos. Resulta muy indicada para aplicaciones empresariales y sistemas de bases de datos distribuidas. Con la captura de datos modificados podemos sincronizar datos entre diferentes sistemas o bases de datos, realizar análisis históricos o generar informes, entre otras actividades.

La captura de datos modificados se puede utilizar en una organización de varias formas:

• Sincronización de bases de datos: si una aplicación modifica los datos en una base de datos, la captura de datos modificados puede asegurarse de que esos cambios se reflejen en todas las demás bases de datos en tiempo real.
• Auditoría de cambios: La captura de datos modificados puede utilizarse para llevar un registro detallado de los cambios realizados en los datos, lo que es útil para fines de auditoría y cumplimiento normativo. Por ejemplo, se puede utilizar para garantizar que se cumplan los requisitos de protección de datos personales.
• Replicación de datos: se refiere al proceso de crear y mantener copias idénticas de los datos en diferentes ubicaciones para garantizar la disponibilidad, fiabilidad y accesibilidad de los datos. Este proceso implica copiar los datos desde una fuente (como una base de datos, un servidor de archivos o un sistema de almacenamiento) a uno o varios destinos; de forma que los datos sean idénticos en todas las ubicaciones. También se utiliza en muchas aplicaciones para garantizar la disponibilidad de los datos, en caso de que una ubicación falle o se produzca una interrupción en la red. También se utiliza para mejorar el rendimiento del sistema.
• Análisis de historial: La captura de datos modificados también se puede utilizar para realizar análisis históricos de los datos. Por ejemplo, se puede utilizar para analizar el rendimiento de una empresa a lo largo del tiempo, o para identificar tendencias y patrones en los datos, a lo largo del tiempo.

Pros y contras de  la captura de datos modificados

Ventajas

La captura de datos modificados presenta varias ventajas operativas. De ellos los más destacados son los siguientes:

• Actualización de datos en tiempo real: La captura de datos modificados asegura que los datos se mantengan actualizados. Esto es importante para aplicaciones empresariales que dependen de datos generados en tiempo real para la toma de decisiones importantes.
• Sincronización de datos: La captura de datos modificados permite sincronizar los datos entre diferentes sistemas o bases de datos. Esto asegura que todos los sistemas tengan acceso a la misma información actualizada y disponible, a la vez.
• Auditoría de cambios: gracias a los registros obtenidos mediante el CDC, se puede investigar cualquier desviación en el cumpliento legal, normativo, detectar errores y atajarlos y subsanarlos más fácilmente.
• Replicación de datos: La captura de datos modificados también se puede utilizar para replicar los datos en diferentes ubicaciones, lo que es útil para aplicaciones empresariales que requieren datos actualizados en tiempo real y que debido a cuestiones técnicas o económicas están en diferentes ubicaciones.
• Análisis históricos: la captura de datos modificados en auditorías proporciona ventajas esenciales, como la capacidad de rastrear cambios, detectar fraudes, cumplir con las normativas y mejorar los procesos de la organización.
• Mejora de la eficiencia: la captura de datos modificados puede contribuir a la mejora de la eficiencia empresarial al identificar problemas en los procesos, monitorear los indicadores de desempeño más importantes, reducir costes y mejorar la toma de decisiones.

A  nivel organizativo la captura de datos modificados puede aportar varios beneficios:

• Toma de decisiones informadas: Al contar con datos actualizados y precisos en tiempo real, la organización puede tomar decisiones rápidamente y de mayor calidad, lo que puede mejorar su competitividad.
• Mejora de la eficiencia: La captura de datos modificados puede mejorar la eficiencia de las operaciones al asegurar que los datos se mantengan actualizados en tiempo real y se sincronicen entre diferentes sistemas, lo que reduce los errores y el tiempo necesario para realizar tareas.
• Mejora de la calidad de los datos: La captura de datos modificados puede mejorar la calidad de los datos al detectar y corregir errores y omisiones en los datos. Esto es importante para asegurar la fiabilidad de los datos para la toma de decisiones.
• Auditoría y cumplimiento normativo: La captura de datos modificados permite llevar un registro detallado de los cambios realizados en los datos, lo que puede ayudar a la organización a cumplir con los requisitos de auditoría y cumplimiento normativo.
• Análisis de tendencias y patrones: La captura de datos modificados permite realizar análisis históricos de los datos, lo que puede ayudar a la organización a identificar tendencias y patrones en los datos a lo largo del tiempo. Esto puede ser útil para la planificación y la toma de decisiones.
• Mejora de la colaboración: La captura de datos modificados puede mejorar la colaboración entre diferentes departamentos y sistemas dentro de la organización, al sincronizar los datos entre ellos y asegurarse de que todos tengan acceso a los datos en la misma versión.

Contras

La captura de datos modificados puede presentar algunos inconvenientes, aunque estos pueden variar según el contexto y la implementación. A continuación algunos posibles problemas de la captura de datos modificados:

• Coste: La captura de datos modificados puede requerir la implementación de sistemas y herramientas extra, lo que puede incrementar el coste de la implementación y el mantenimiento de la solución. En algunos casos, puede ser difícil implementar la captura de datos modificados en sistemas heredados o en sistemas que no fueron diseñados para permitir la captura de datos modificados, lo que supondría incrementar el alcance de la inversión.
• Complejidad: La captura de datos modificados puede requerir una sofisticada configuración y un mantenimiento complejo, lo que puede dificultar su implementación y uso por parte de los usuarios. Esto puede ser una desventaja si la organización no cuenta con personal con experiencia técnica suficiente.
• Puede suponer cambios en procedimientos  y en la cultura corporativa: lo que puede generar controversias, o llevar tiempo y esfuerzo para adaptarse a la nueva forma de trabajo.
• Puede generar un gran volumen de datos: Si se captura y almacena todo tipo de cambios en los datos, esto puede generar un gran volumen de datos, lo que puede afectar el rendimiento y la eficiencia del sistema.
• Problemas de sincronización: La captura de datos modificados puede presentar problemas de sincronización, especialmente en entornos distribuidos o con múltiples sistemas y bases de datos. Si no se implementan adecuadamente, los datos pueden quedar desactualizados o desincronizados, lo que puede afectar negativamente a la eficiencia y la pertinencia de las operaciones.
• Problemas de seguridad: La captura de datos modificados puede presentar riesgos de seguridad, especialmente si los datos capturados contienen información confidencial o personal. Es importante implementar medidas adecuadas de seguridad y privacidad para proteger los datos capturados y evitar vulnerabilidades en el sistema.

¿Quién necesita la captura de datos modificados?

La captura de datos modificados puede ser recomendable para cualquier organización que desee mantener sus datos actualizados en tiempo real y sincronizados entre diferentes sistemas o ubicaciones. Puede ser especialmente útil para organizaciones que manejan grandes volúmenes de datos o que necesiten tomar decisiones críticas, basadas en datos actualizados. Entre ellas, las que más se beneficiarían serían:

• Empresas que operan en línea: Las empresas que operan en línea, como las tiendas online, pueden beneficiarse de la captura de datos modificados para mantener actualizados su almacén e informes de ventas.
• Empresas de servicios financieros: para mantener actualizados sus registros de transacciones y cumplir con los requisitos de auditoría y cumplimiento normativo.
• Empresas de atención médica: para mantener actualizados los expedientes de los pacientes y coordinar la atención entre diferentes departamentos y proveedores.
• Empresas de logística y transporte: Las empresas de logística y transporte pueden beneficiarse de la captura de datos modificados para mantener actualizados los registros de envíos y coordinar la entrega de productos en diferentes ubicaciones.

Además, la captura de datos modificados puede resolver varios problemas en una organización, como detectar errores y problemas de datos, mejorar la eficiencia de los procesos, mejorar la precisión y calidad de los datos, facilitar el cumplimiento normativo y mejorar la toma de decisiones.

¿Cuándo es recomendable la captura de datos modificados?

Es recomendable en situaciones en las que es importante rastrear y controlar los cambios en los datos de una organización. Algunos escenarios en los que se puede recomendar la captura de datos modificados incluyen:

• Control de cambios en documentos: Si una organización maneja muchos documentos importantes que requieren cambios frecuentes, la captura de datos modificados puede ser útil para rastrear quién hizo qué cambio y cuándo. Esto puede ser especialmente importante si los documentos son compartidos y editados por múltiples usuarios.
• Auditorías y cumplimiento normativo: Si la organización está sujeta a regulaciones y normativas sectoriales, puede ser necesario implementar la captura de datos modificados, para cumplir con los requisitos de auditoría y generar informes detallados de los cambios. Esto también puede ayudar en la obtención de certificaciones.
• Gestión de registros: Si la organización maneja grandes volúmenes de registros, la captura de datos modificados puede ser útil para rastrear la creación, modificación y eliminación de expedientes.
• Gestión de procesos empresariales: Si la organización tiene procesos empresariales críticos que deben seguirse rigurosamente, la captura de datos modificados puede ayudar a asegurar que se sigan los procedimientos y que se capturen todos los cambios relevantes.

¿Cuándo no es aconsejable la captura de datos modificados?

Aunque la captura de datos modificados puede ser útil en muchas situaciones, también hay casos en los que puede no ser apropiado o incluso desaconsejable su uso.Es importante evaluar cuidadosamente las necesidades de la organización y las características del sistema antes de decidir si utilizar o no la captura de datos modificados. Algunos ejemplos de situaciones en las que puede ser desaconsejable utilizarla son:

• Cuando la privacidad es una preocupación: Si los datos que se están capturando contienen información personal o sensible, puede ser desaconsejable utilizar la captura de datos modificados debido a consideraciones de privacidad con datos de carácter personal.
• Cuando la sobrecarga de información es un desafío: Si la organización maneja grandes cantidades de datos y/o cambios de datos, la captura de datos modificados puede generar una sobrecarga de información que dificulta el análisis y la toma de decisiones. En estos casos, es importante decidir cuidadosamente qué datos se capturan y cómo.
• Situaciones en las que los datos son estáticos o no cambian con frecuencia: en ambos casos, la captura de datos modificados puede ser innecesaria.
• Situaciones en las que la complejidad del sistema es un problema: Si la organización tiene sistemas complejos - legado tecnológico - que hacen que la captura de datos modificados sea difícil de implementar o mantener, puede ser desaconsejable utilizarla.

Implementación de captura de datos modificados

Aplicar correctamente la captura de datos modificados es esencial para garantizar que los datos capturados sean precisos, fiables y útiles para la organización. Aquí hay algunos pasos que se pueden seguir para implementar correctamente la captura de datos modificados:

• Identificar los datos a capturar: Esto incluye determinar qué tipos de datos se deben capturar, cómo se deben capturar y dónde se deben almacenar.
• Definir los criterios de captura de datos: Es importante establecer criterios claros para la captura de datos; qué eventos o cambios específicos se deben capturar y cómo se deben notificar dichos cambios.
• Configurar herramientas de captura de datos: Para implementar la captura de datos modificados, es necesario utilizar herramientas de software especializadas, como sistemas de control de versiones, funcionalidades de auditoría o software de gestión de registros electrónicos. Estas herramientas se deben configurar adecuadamente para capturar los datos que queremos.
• Capacitar a los usuarios: Los usuarios de la entidad que trabaja con los datos capturados, deben estar capacitados para entender cómo se están capturando los datos, por qué es importante y cómo pueden manipularlos. Esto es especialmente importante si se implementa una nueva herramienta o sistema de captura de datos.
• Monitorear y mantener la captura de datos: Es importante monitorear regularmente su efectividad y asegurarse de que los datos capturados sean precisos y útiles. También es básico mantener las herramientas de captura de datos actualizadas y ajustar los criterios de captura según sea necesario.

Gestión documental y captura de datos modificados

Un software de gestión documental puede realizar la captura de datos modificados, ya que uno de los objetivos principales de este tipo de software es gestionar y controlar la información y los documentos en la organización, lo que incluye la captura, el almacenamiento, la recuperación y la distribución de la información.

El software de gestión documental OpenKM cuenta con funciones avanzadas de captura de datos modificados, tales como la detección automática de cambios en documentos y la sincronización en tiempo real de los cambios en diferentes sistemas o ubicaciones. Estas funciones permiten que los usuarios puedan trabajar con la información y los documentos actualizados en tiempo real, lo que puede mejorar la eficiencia y la precisión de las operaciones empresariales.

Además, OpenKM proporciona herramientas de análisis y seguimiento de los cambios en los documentos, lo que permite que los usuarios puedan revisar el historial de los cambios realizados en los documentos, identificar quién ha realizado los cambios, cuándo se han realizado y qué cambios se han realizado, lo que puede ser útil para fines de auditoría y cumplimiento normativo.