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Beneficios de la gestión documental en el teletrabajo

Escrito por Ana Canteli en enero 29, 2021

Es indudable que el teletrabajo ha transformado la forma de trabajar de muchas organizaciones, tanto empresas privadas como entidades públicas. Sobre todo en aquellas áreas o departamentos en los que la creación y  gestión de documentación es intensa.  El trabajo en remoto, que antes se veía como una posibilidad o una opción, se ha vuelto la tónica habitual para muchas personas, sin obviar los problemas y dificultades que han tenido que afrontar para abordar esta forma de ejercer su labor profesional. 

Retos del teletrabajo

El trabajo a distancia no debería ser un reto, pero las circunstancias en las que la mayoría ha conocido esta modalidad han sido tan excepcionales, que posiblemente les ha hecho ver más los desafíos que las ventajas.

• Seguridad: las organizaciones tienen la obligación de proporcionar acceso a sus recursos a los usuarios de los mismos ( empleados, clientes, proveedores, administraciones públicas, etc. ) en condiciones de seguridad. No sólo tienen que cerciorarse de que el usuario que intenta acceder a sus sistemas es quien dice ser, sino que además la política de seguridad debe ofrecer una protección razonable contra accesos indeseados o ataques cibernéticos.
• Legislación: la precipitación con que la mayoría de las personas se ha sumergido en el teletrabajo no es excusa para la inexistencia de medidas legales que garanticen unas condiciones mínimas que orienten sobre las responsabilidades y derechos en el teletrabajo. Es posible que en este sentido, la incertidumbre inicial sobre cómo plantear el teletrabajo no haya encontrado una respuesta adecuada y se hayan cubierto las lagunas con improvisación.
• Cultura empresarial: es posible que ahora más que nunca la gente esté más familiarizada con uno de los efectos colaterales del trabajo en remoto. La distancia no sólo física, sino también intelectual del ambiente de trabajo que se crea en la oficina tradicional. No en vano, la mayor cantidad de información que intercambiamos es no verbal, que se vuelve prácticamente invisible en esta modalidad de trabajo.
• Formación: trabajar en remoto supone una dinámica distinta, una forma de organizarse diferente y en algunos casos, protocolos de actuación propios. Lo ideal es que la empresa se plantee como una necesidad real, informar e incluso entrenar a los empleados en esta nueva forma de trabajo. 
• Integración: a la hora de crear un puesto de teletrabajo la organización debe analizar al detalle la estructura hardware y software de la compañía. Desde que el portátil u ordenador de sobremesa que el empleado se lleva a casa está correctamente configurado, a que la suite de programas que necesita utilizar a distancia es accesible y está bien constituida para este tipo de actividad.

Utilidades de la gestión documental online

Ahora que el teletrabajo es para muchos casi la norma más que la excepción, es fundamental pensar en las opciones y herramientas que hacen del trabajo a distancia una manera de trabajar tan buena como lo es hacerlo desde la oficina. Y los sistemas de gestión documental son en muchos casos, la piedra angular alrededor de la que se organiza todo el ecosistema del teletrabajo.

• Digitalización: es probable que la organización cuente con archivo físico - inaccesible para los trabajadores en remoto -. El software de gestión documental debe ayudar a implementar la oficina sin papeles desde diferentes frentes. Y la digitalización de documentos en papel es lo más habitual. Además, hay que tener en cuenta que un documento digital o digitalizado, formará parte de otros procesos y tareas. El sistema de gestión documental tiene que servir de apoyo para más actividades, como puede ser la firma de documentos.  
• Control de gasto: una de las ventajas del trabajo a distancia es que, al mismo tiempo que se posibilita en modo online acciones y tareas que antes sólo eran posibles en modo presencial, permite ver en conjunto todas las actividades que forman parte de los procesos de negocio y a su vez auditarlos. La generación de informes sobre aspectos relevantes puede ser muy útil para este fin.
• Herramientas de comunicación: suele ser la primera cuestión que aparece cuando nos planteamos el teletrabajo. ¿ Cómo se van a relacionar los miembros de la organización si cada uno trabaja desde su casa ?. Por ello el software de gestión documental debe incluir funcionalidades que permitan la comunicación y coordinación entre el personal. Desde poder añadir comentarios a los documentos en forma de notas, o incorporar palabras clave, categorías, metadatos a los archivos; hasta utilizar un gestor de tareas para convocar reuniones.
• Prevención de desastres: Este es un aspecto esencial para cualquier organización. Las copias de seguridad son una constante en cualquier proyecto IT. Pero habrá que tener en cuenta el impacto de la cantidad de usuarios que se conectan a los sistemas de la compañía y la cantidad de contenidos que crean y gestionan por hora, día, semana, etc. El sistema de gestión documental elegido debería proporcionar varias posibilidades de gestión de backups.

¿ Cómo hacer un buen teletrabajo ?

Al principio de este artículo, ya decíamos que el hecho de trabajar en remoto, no debería ser un problema, más bien una opción con la que conseguir múltiples ventajas. Tanto para la organización - captación y retención de talento, reducción de gastos, incremento de la eficiencia y rendimiento - como para los empleados - mejor conciliación laboral, flexibilidad horaria, reducción en tiempo, dinero y riesgos relacionados con los desplazamientos in itinere, etc. Pero plantear el teletrabajo, no es tema que deba tomarse a la ligera, por ello, citamos aquí algunos aspectos a tener en cuenta: 

• Plan de teletrabajo: aunque debido a la situación inusual que vivimos, muchas personas - físicas y jurídicas - se han introducido en esta forma de trabajo sin la debida preparación, la voluntad de mejora continua subsanará sin duda, los errores iniciales. Aqui podeis ver algunas ideas a la hora de implementar el trabajo desde casa.
• Actualización de procesos: es una ventaja que podemos aprovechar. Dado que la gran mayoría de procesos de negocio han tenido que ofrecerse también en modo online, podemos aplicar mejoras en el desarrollo de las tareas. En este sentido, el software de gestión documental debe ofrecer facilidades de integración con terceras aplicaciones y una suite software completa que apoye la actualización y mejora de procesos.  
• Comunicación con los clientes: Es una faceta fundamental de cualquier negocio. A los clientes hay que ofrecerles nuestros productos y servicios en condiciones de seguridad, tanto sanitaria como en términos IT. Que el sistema de gestión documental nos permita ampliar y extender el entorno de trabajo online para todos los usuarios, entre ellos los clientes, debería ser una característica muy importante a la hora de elegir el software con el que queremos trabajar y evolucionar.
• Gestión de registros: aspectos como el control horario, el cumplimiento del reglamento general de protección de datos, gestionar adecuadamente el ciclo de vida de los documentos, son obligaciones que siguen vigentes. Que un sistema de gestión documental ofrezca la posibilidad de gestionar eficazmente y con garantías los registros de la compañía es un plus muy interesante. 

El sistema de gestión documental de OpenKM cuenta con todas las características antes mencionadas que pueden ayudar a su empresa a implantar el teletrabajo de forma adecuada. Si quiere ver cómo nuestro software puede ayudarle, puede solicitar una demo online personalizada.