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Beneficios de la gestión de registros electrónicos

Escrito por Ana Canteli en agosto 19, 2022

¿Alguna vez ha sentido que la estrategia de gestión documental de su organización, era más un contratiempo que una ayuda?. Gestionar información empresarial, que proviene de fuentes diferentes, puede llegar a ser un desafío, sobre todo respecto a las brechas de seguridad que puede plantear.

La mayor parte de las empresas hoy en día utilizan sistemas de gestión de documentos y registros electrónicos - EDRMS - no sólo para localizar fácilmente sus documentos y registros, si no también para implementar una eficaz política de control documental y de gestión de registros electrónicos.

En un artículo anterior explicamos qué es un software de gestión de registros. Porque el concepto de registro presenta diferentes matices; todo depende del punto de vista con el que se mire. En Europa continental habitualmente un documento puede ser utilizado como una evidencia o prueba de algún evento. En países de tradición anglosajona, para que un archivo adquiera esta cualidad, se le tiene que declarar registro “record”. Esto significa que el documento ha llegado a su fase final y que por lo tanto, no se puede alterar. Además, el sistema de gestión de registros asigna un identificador al archivo, entre otras propiedades de seguridad que protegen la autenticidad del fichero. Todo depende de la parametrización del sistema de gestión de registros.

Como se puede adivinar, el elemento diferenciador entre un sistema de gestión documental convencional y un software de gestión documental que también sea un software de gestión de registros electrónicos es que contiene funcionalidades orientadas a garantizar un cumplimiento regulatorio estricto. Porque en el momento en el que un documento es declarado registro, ya tenemos claro cuál va a ser su ciclo de vida, su tratamiento, la seguridad aplicada en todas las fases, etc. A grandes rasgos, una organización puede definir e implementar la política de gestión documental que desee -siempre que no vaya en contra de ninguna norma o ley-. En cuanto hablamos de registros, poca discrecional le queda a la organización. Con toda probabilidad la creación, recepción, mantenimiento, uso y la disposición final; incluso los procesos de incorporación y mantenimiento de  la información ya está estipulada de antemano.

Ante tales responsabilidades, resulta fundamental contar con un sistema de gestión de registros que nos ayude en el cumplimiento de nuestras obligaciones.

Ventajas de la gestión de registros electrónicos

Trabajar con este tipo de contenidos supone muchas responsabilidades, pero de su cumplimiento también se derivan beneficios tangibles:

• Mayor seguridad legal: en caso de litigio o de necesidad de un sistema de gestión de riesgos, la gestión de registros garantiza la adecuada administración de los documentos-evidencia de la actividad empresarial. Este beneficio se hace extensible a empleados, clientes, accionistas y otros grupos de interés.

• Seguridad mejorada: el sistema de gestión de registros electrónicos incluye la posibilidad de definir una política de seguridad pormenorizada, customizable a nivel granular. Esto hace posible que, a medida que pasa el tiempo, y se cumplen fases del ciclo de vida de los registros, la seguridad aplicada al registro vaya actualizándose automáticamente, en base a la política de gestión que la organización requiera. La ley HIPAA o La Sarbanes Oxley Act, incluyen severas penalizaciones en caso de incumplimiento. También lo hace la ley de protección de datos a nivel nacional, o el RGPD de la UE.

• Eficacia en el cumplimiento normativo y operativo: las ventajas que proporciona la gestión de registros, no se circunscriben a la seguridad legal de la compañía. Un control exhaustivo del flujo documental y de registros, deriva en una mejora percibida en la eficacia y eficiencia en la entrega de productos y servicios.

• Reducción de riesgos: desde la destrucción accidental de registros o la publicación de información crítica. Los sistemas de gestión de registros permiten definir un plan de gestión en caso de desastre. Esto blinda la viabilidad de la organización, mientras se analizan y tratan los incidentes graves.

Formularios web en la gestión de registros

Los formularios siempre han estado ahí, para permitirnos recabar información de valor, de forma concisa, al solicitar los datos adecuados. Los formularios son esenciales en multitud de actividades. En los departamentos de RR.HH para la gestión de solicitudes de cualquier tipo: solicitud de empleo, vacaciones, permisos especiales, referencias, etc. Para generar prospectos en las áreas comerciales; recoger opiniones o sugerencias de clientes. Toma de requerimientos para la entrega de productos o servicios. En realidad, las ocasiones de uso de un formulario son prácticamente infinitas. 

Y ahora, en la era de la información, instantánea para más señas, contar con formularios web es básico para mantenernos en contacto con nuestros clientes, tanto actuales como potenciales.

En este aspecto OpenKM, sistema de gestión documental y de registros electrónicos, cuenta con las funcionalidades necesarias para permitir la gestión completa y segura de este tipo de documentos. En ellos, se suelen recoger datos de carácter personal, a parte de información diversa que se solicite. Las capacidades de OpenKM como software de gestión de registros incluyen cuadros de clasificación, catalogación, protocolos de herencia entre series documentales (tipos de documentos o archivos), buscador a medida. También protocolos de disposición final (qué hay que hacer cuándo un registro ha llegado a la etapa final de su vida. ¿Destruirlo? En ese caso ¿cómo? ¿Conservarlo para siempre? En cuyo caso ¿Cómo?, ¿En qué condiciones?  ¿Quién es el responsable del archivo? Porque nuestros clientes o contactos pueden solicitarnos el acceso a sus datos, para actualizarlos, revocarse, solicitar su eliminación… De ahí que sea tan importante contar con una plataforma de gestión de registros fiable pero a la vez dinámica.

Con los formularios web, facilitamos la incorporación de información de valor comercial en nuestras bases de datos. A nivel operativo resulta esencial poder trabajar con dichos datos, lo antes posible; los clientes cada vez están dispuestos a esperar menos. Con OpenKM la recepción de formularios web se puede asignar automáticamente a los responsables, de forma que éstos puedan analizar la información recibida y actuar en consecuencia. La presencia de otras funcionalidades como los automatismos, los workflow o el reconocimiento óptico de caracteres optimizan el tratamiento de los formularios. Y la obtención de informes en OpenKM facilita la toma de decisiones estratégicas. La tecnología open-source de OpenKM hace posible conectar los formularios web al software como se desee. El usuario puede rellenar el formulario directamente en OpenKM, o estar éste integrado con otro sistema, actuando nuestro gestor documental como receptor de los formularios web. Nuestro sistema es customizable tanto a nivel estético como técnico y no presenta ninguna barrera para integrarse con otras aplicaciones.

Para más información, no dudes en rellenar nuestro formulario web. Nos pondremos en contacto con usted lo antes posible.