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Automatización de la Seguridad Laboral con OpenKM

Escrito por Ana Canteli en agosto 02, 2024

Actualmente, la gestión eficiente de documentos es vital para cualquier empresa. La plataforma de gestión documental OpenKM, ofrece soluciones avanzadas para facilitar esta tarea. Un caso práctico reciente nos muestra cómo una multinacional latinoamericana logró automatizar sus reportes de seguridad utilizando OpenKM.

Caso de Estudio: Automatización de Reportes de Seguridad Laboral

Una empresa especializada en la gestión de servicios portuarios y con instalaciones en Reino Unido, buscaba automatizar el proceso de creación y cumplimentación de reportes de seguridad laboral. La solución debía permitir la generación automática de plantillas para cada tienda, facilitando a los encargados la tarea de cubrirlas.

Requisitos del Proyecto

• Automatización del proceso de generación de plantillas de informes de seguridad.
• Integración de metadatos específicos de cada tienda (nombre, dirección, responsable, etc.).
• Facilitar la edición y validación de datos a través de una interfaz amigable.

Implementación con OpenKM

La implementación se llevó a cabo utilizando las funcionalidades avanzadas de OpenKM, incluyendo la gestión de metadatos, workflows y notificaciones automáticas. A continuación, se describe el proceso implementado:

1. Generación de Plantillas Automática: Se crearon carpetas para cada tienda, incluyendo metadatos específicos como nombre, dirección y responsable de la sucursal. Estos metadatos se rellenaron manualmente, pero podrían configurarse para ser editables por usuarios específicos según las políticas de seguridad.
2. Proceso de Creación de Informes: Al iniciar el proceso desde una carpeta centralizada (inbox), se generaban automáticamente copias de la plantilla de seguridad laboral en cada tienda, completando los datos de la tienda y el responsable correspondiente, automáticamente.
3. Inserción y Validación de Datos: Los responsables de cada tienda recibían una tarea en OpenKM, permitiéndoles rellenar los campos necesarios directamente a través de la interfaz del asistente OpenKM, sin necesidad de abrir el documento en modo de edición. Los datos introducidos se validaban automáticamente, actualizando campos dependientes, gracias a fórmulas programadas en el documento.
4. Notificaciones y Seguimiento: Los responsables recibían notificaciones por correo electrónico cada vez que había cambios en las carpetas a las que estaban suscritos. Además, se podían generar informes detallados de cambios, gracias a la auditoría y el seguimiento de las modificaciones realizadas en los documentos dentro de OpenKM.

Beneficios Obtenidos

• Mayor Eficiencia y Ahorro de Tiempo: La automatización del proceso de generación y cumplimentación de informes ahorró una cantidad significativa de tiempo a los encargados de cada tienda.
• Precisión y Consistencia: La utilización de plantillas y la validación automática de datos aseguraron la precisión y consistencia de los informes, a la vez que la minimización de errores humanos.
• Mejora en la Seguridad Laboral: Con informes de seguridad laboral actualizados y precisos, la empresa pudo mejorar sus prácticas de prevención de riesgos laborales, asegurando un entorno de trabajo más seguro.

Conclusión

Este caso demuestra cómo OpenKM puede ser una herramienta poderosa para la gestión y automatización de procesos documentales, especialmente en áreas críticas como la seguridad laboral. La plataforma no solo facilita la administración de documentos, sino que también mejora la colaboración y eficiencia en la empresa.

Para más información sobre cómo OpenKM puede ayudar a su empresa a optimizar la gestión documental, no dude en contactarnos, visitar nuestro sitio web, o solicitar una demo.