Subscríbase al boletin de noticias de OpenKM para estar informado

7 Problemas de seguridad de documentos que son tan básicos que los especialistas los olvidan

Escrito por Scott Mathwes el 31 de Octubre 2019

La seguridad de los datos se ha convertido en un problema importante en el siglo XXI debido al creciente número de ataques de piratas informáticos y software malicioso. El peligro aumenta aún más si agrega administración de documentos físicos a la ecuación.

Según un informe, “los desafíos documentales en las organizaciones empresariales” representan más del 20% de pérdida de productividad. Este y muchos otros hallazgos estadísticos muestran el peligro real de violaciones de datos, pero también demuestran que usted tiene que hacer todo lo necesario para mantener los documentos protegidos y prestar atención a la planificación de la respuesta a incidentes.

Sin embargo, los especialistas modernos en seguridad de redes están tan centrados en las amenazas de seguridad informática avanzadas y los ataques cibernéticos, que a menudo olvidan algunos de los peligros más simples de la gestión de datos.

Nuestro objetivo es ayudarle a comprender tales amenazas; así que siga leyendo para aprender siete dificultades de seguridad de documentos que son tan básicas que los especialistas tienden a olvidarlas. ¡Vamos a ver!

Oficinas de archivo sin cerrar

La regla fundamental de la seguridad de los datos es mantener los documentos físicos bloqueados y bien protegidos. Aunque podría considerarlo irrelevante, se sorprendería al saber cuántas empresas pierden documentos clasificados y documentos que podrían poner en peligro el funcionamiento normal de sus organizaciones.

¿Cómo puede proteger su negocio de esta amenaza?

La solución es simple: mantenga sus locales de archivo cerrados las 24 horas. No puede permitir que visitantes aleatorios o incluso sus propios empleados accedan al archivador a voluntad. En su lugar, debe bloquear los archivos y garantizar la máxima protección.

Adquiera servicios de creación de contenido como Best Dissertation o RushMyEssay, por ejemplo. Las dos agencias crean toneladas de trabajos académicos y también los guardan en formato físico. Almacenan documentos en gabinetes bien protegidos porque no pueden permitir comprometer la credibilidad de sus clientes.

Impresión de documentos a discreción

¿Tiene una impresora abierta que cada miembro del equipo puede usar cuando quiera? En caso afirmativo, entonces tiene un problema de seguridad potencial con el que lidiar y necesita preparar una respuesta sólida al incidente.

¿Qué es lo que aquí parece ser el problema? Bueno, es extremadamente fácil para un extraño recoger documentos sobrantes y marcharse con información confidencial en sus manos.

Si no desea comprar una impresora para cada oficina por separado, debe instalar un sistema de gestión de documentos para administrar la impresión y evitar incidentes de seguridad. Le ayudará a mantener su sistema operativo sano y a salvo porque siempre sabrá quién imprime qué y desde qué ordenador.

Otorga acceso a todos

Aquí hay otro error común que compromete a muchas organizaciones. Es decir, los especialistas en seguridad, rara vez le advertirán que tenga cuidado al otorgar acceso a archivos confidenciales.

Piénselo por un momento y se dará cuenta de que sólo un puñado de empleados realmente necesita usar documentos comerciales de manera regular. Pero si permite que todos controlen todo, tendrá que lidiar con algunos problemas serios de seguridad informática.

Es por eso que debe introducir restricciones y permitir que sólo unas pocas personas accedan a todos los archivos. Esto se aplica tanto a las bases de datos digitales como a las físicas. Por ejemplo, su sitio web no necesita 10 administradores, sino uno o dos controladores que administrarán el contenido.

No hay back ups regulares

Su empresa probablemente almacena toneladas de información en línea, pero podría paralizar todo el negocio si no realiza una copia de seguridad de la base de datos con regularidad. ¿Qué significa eso? Por definición, el propósito de la copia de seguridad es crear una copia de datos, que se pueda recuperar en caso de una falla de datos primaria.

Hay muchas formas de perder información valiosa:

• Fallo del sistema relacionado con software o hardware
• Ataques de hackers o software malicioso
• Fallos en la base de datos
• Errores humanos que resultan en la eliminación de datos

Imagine un sitio como Trustmypaper sin copias de seguridad periódicas: podrían perder información en cuestión de segundos y dejar a sus clientes sin sus trabajos. Es por eso que debe hacer copias de seguridad a intervalos regulares.

No actualizar y no crear contraseñas seguras

La mayoría de las personas dan por sentada la ciberseguridad; por lo que descuidan la importancia de las actualizaciones y contraseñas de los sistemas. Los informes revelan que casi el 50% de los profesionales usan contraseñas que tienen al menos cinco años.

¿Qué puedes hacer al respecto?

En primer lugar, debe crear un entorno amigable con las actualizaciones, en el que todos los empleados se encargarán de sus ordenadores y realizarán actualizaciones periódicas del sistema. Las contraseñas representan una gran vulnerabilidad de muchas organizaciones.

Si sus trabajadores crean contraseñas como "123456" o "qwerty"; dígales que dejen de hacerlo. Estas son las contraseñas más débiles del mundo y cada hacker puede romperlas. En cambio, tienen que pensar en contraseñas más seguras, que hagan que los ataques de piratas informáticos sean casi imposibles.

Confiar en sistemas inseguros

Internet está lleno de todo tipo de programas antivirus, sistemas de seguridad y soluciones de gestión de datos basadas en la nube. Si bien esto es una gran ventaja para las empresas que buscan las ofertas de seguridad digital más óptimas, también es una gran amenaza porque los empresarios sin experiencia podrían toparse con proveedores de bajo rendimiento.

Este es particularmente el caso de las organizaciones que se ejecutan con un presupuesto reducido porque generalmente buscan operadores gratuitos o de bajo costo. Sin embargo, tenga en cuenta que las cosas buenas rara vez son gratis. Si desea el nivel más alto de protección de datos, prepárese para invertir en consecuencia.

No contratar a un especialista en seguridad

Con todo lo que hemos dicho hasta ahora, está claro que la gestión de documentos requiere una parte justa de conocimiento, tiempo e inversiones. Y si tiene en cuenta otros problemas de seguridad más complejos, se dará cuenta de que solo un experto puede encargarse de todas las amenazas con éxito.

Por lo tanto, nuestra recomendación es contratar a un especialista en seguridad, que comprenda todos los problemas mencionados anteriormente y pagarle para mantener protegida su empresa. No tiene que ser un empleado a tiempo completo; siempre puede elegir contratar a un consultor a tiempo parcial.

Puede parecer una inversión demasiado grande al principio, pero puede estar seguro de que valdrá la pena tarde o temprano.

Conclusión

La gestión de datos es un problema empresarial delicado que va más allá del ámbito cibernético y también afecta fuertemente la seguridad física. Es un hecho simple que muchos especialistas en seguridad tienden a olvidar, lo que a menudo conduce a infracciones en seguridad desagradables y costosas.

En esta publicación, discutimos siete problemas de seguridad de documentos que son tan básicos que los especialistas tienden a descuidarlos. Debe tener en cuenta nuestros consejos y asegurarse de evitar cometer los mismos errores. No sólo protegerá a su empresa, sino que también lo salvará de largos y costosos procedimientos de recuperación de datos.

Bio: Scott Mathews es analista de seguridad digital en A-writer y uno de los mejores escritores de ensayos en el campo de la ciberseguridad. Como autor apasionado, Scott también analiza los servicios de escritura y crea evaluaciones como la revisión de Studybay y la revisión de los Grade miners view. En su tiempo libre, Scott es corredor de larga distancia. Es padre de dos adorables niños pequeños.