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7 Formas de mejorar la gestión de documentos y duplicar su productividad

Escrito por Nancy Howard el 5 de noviembre 2021

 Cuando se trata de comunicaciones internas y administración de archivos, muchas empresas tienden a tomar la ruta "obvia" y "simple". Optan por el almacenamiento básico de archivos guardando todo en las pc de oficina o portátiles y utilizando dispositivos externos como discos duros y USB para almacenar y transferir información.

 Sin embargo, existe una manera mucho mejor de mejorar su estrategia de administración documental  y, a su vez, hacer crecer su negocio al incrementar la productividad en el lugar de trabajo, como resultado directo de una mejor gestión del conocimiento. Por lo tanto, aquí tiene todo lo que debe saber sobre la gestión documental y cómo puede mejorarla y duplicar su productividad.

 ¿Qué es un sistema de gestión documental?

Un sistema de gestión de documentos electrónicos es un programa que automatiza el almacenamiento y la gestión de documentos y archivos. Un software de gestión documental le permite organizar y etiquetar sus documentos y luego almacenarlos en un entorno seguro y protegido. También le permite administrar documentos más fácilmente, como ayudarlo en el proceso de digitalización.

La mayoría de los gestores documentales almacenan datos en la nube, lo que hace que sea muy difícil perder completamente sus datos o tener una brecha de seguridad. Pero los beneficios de utilizar sistemas de gestión de documentos van más allá:

• Buscar documentos fácilmente: es increíblemente fácil buscar y acceder a los documentos que necesita. Al organizar sus archivos en el sistema de gestión de documentos, los etiqueta con toda la información relevante que luego hace posible su búsqueda.
• Mejor Colaboración: la gestión de proyectos será mucho más fácil con la colaboración mejorada que viene con el uso de un software de gestión documental. No es necesario que cree varias copias de un documento porque todos los miembros de su equipo pueden acceder al original a través de su gestor de documentos electrónicos.
• Configuración automatizada: la recuperación de documentos se convierte en una obviedad cuando utiliza un sistema de gestión documental. Un empleado puede organizar automáticamente los documentos que agregue, mientras que otro empleado accederá a ellos más adelante.
• Rápida ejecución de procesos: el proceso de gestión de documentos puede ser lento y tedioso cuando se realiza manualmente. Cualquier firma, aprobación, etc. lleva demasiado tiempo. Cuando usa un software de gestión documental, todo se hace automáticamente, lo que acelera el proceso.
• Menor tiempo de auditoría: un gestor documental es, con mucho, la mejor de las soluciones de administración disponibles para rastrear y administrar sus documentos legales. El software avanzado de gestión documental lo ayuda a mantenerse actualizado con todas sus obligaciones y garantizar el pleno cumplimiento de las regulaciones pertinentes.

El sistema de gestión de documentos electrónicos parece una solución milagrosa para los propietarios de negocios que luchan por administrar la base de conocimiento de su empresa. Al mismo tiempo, un administrador de contenido también puede beneficiarse del uso de dichos sistemas de gestión documental. Dicho esto, aún debe comprender cómo usar un software de gestión de documentos correctamente y cómo aprovecharlo al máximo.

1. Elija o actualice su software

Si ya está utilizando un gestor documental de alguna manera, es posible que desee actualizarlo o incluso elegir un programa completamente diferente en su lugar. Si no está utilizando un sistema de gestión documental, este es el lugar para comenzar. La mayoría de los programas de gestión documental tienen funciones similares, pero algunos de ellos tendrán funciones avanzadas que facilitarán aún más la gestión de documentos.

Piense en las necesidades de su empresa al elegir el gestor documental adecuado adecuado para su negocio. Una vez que haya hecho su elección, es importante informar a su equipo sobre los cambios que se avecinan en su empresa. Tendrá que capacitar a sus empleados sobre cómo usar el software, pero trate de ir despacio y no los obligue a hacer la transición de inmediato.

2. Seleccione un administrador de la comunidad

Seleccionar y nombrar un administrador es una de las cosas más importantes que se debe hacer al integrar un sistema de gestión documental en su estrategia. Al tener un administrador, reducirá el tiempo dedicado a gestionar el sistema en sí. Es alguien que se asegura de que no haya duplicados y de que toda la información del archivo esté actualizada.

Además de eso, un administrador de la comunidad puede ayudarlo a educar a los miembros de su equipo sobre cómo usar el sistema. Si hay problemas en el futuro, pueden acudir al administrador para obtener ayuda y orientación. Busque un administrador experimentado que conozca todos los detalles del funcionamiento del software documental elegido.

3. Mejore su estrategia de etiquetado

 Si ya usa un software de gestión documental, este puede ser el momento de mejorar su estrategia de etiquetado. Si recién está comenzando, es crucial definir su estrategia de etiquetado antes de comenzar a utilizar el gestor de documentos electrónicos. Cree un conjunto claro de reglas sobre cómo etiquetar diferentes documentos y asegúrese de que su administrador maneje los duplicados y las etiquetas incorrectas.

 Zoey Meyer, experta del sitio de reseñas de servicios de escritura Ratedbystudents, agrega esto: “Piense en la estructura de su carpeta y las etiquetas de sus archivos. Para mejorar la productividad en el lugar de trabajo, debe facilitar las operaciones. Para facilitar sus operaciones, debe mejorar la forma en que se organiza y administra su base de conocimiento ".

 4. Almacene varias versiones de documentos

Uno de los mayores beneficios de un software de gestión documental es que puede almacenar múltiples versiones de su documento. Si no aprovecha esta función, ¿qué sentido tiene usar un gestor documental en primer lugar? Las diferentes versiones de sus documentos pueden contener tanto revisiones, como comentarios.

También es una buena idea encontrar un software de gestión de documentos que tenga específicamente una función llamada control de versiones. Esta función le permite editar documentos sin sobrescribir el original. El control de versiones evitará que pierda partes importantes de sus documentos por accidente, durante el proceso de edición.

5. Trabajar en estrecha colaboración con los derechos de acceso

La función de derechos de acceso es otra que no debe olvidarse. Al establecer los derechos de acceso adecuados para los diferentes niveles de empleados y tipos de documentos, obtiene una capa adicional de seguridad y evita posibles confusiones entre los miembros del equipo al administrar los documentos. Por lo general, su administrador será responsable de configurar los derechos de acceso.

Elliot Hill, un experto en redacción personalizada de reseñas de los mejores sitios web, lo explica de esta manera: “No todo el mundo necesita acceso a sus informes de redes sociales. Además, algunos documentos pueden ser cargados por altos cargos y solo otros empleados pueden verlos, sin la opción de editarlos. Para eso están los derechos de acceso ".

 6. Forme a su equipo

Si realmente desea lograr el aumento de productividad que puede brindarle el uso de un gestor documental online, deberá instruir a su equipo sobre cómo usar el sistema correctamente. Es una buena idea proporcionar a los miembros de su equipo una hoja de ruta que resuma la forma en que se debe usar un software de gestión de documentos electrónicos, pero aún debe tener algunas sesiones de capacitación con sus empleados.

Explíqueles que no pueden seguir usando Google Docs para colaborar juntos en un documento. Un sistema de gestión documental resuelve este problema, por lo que es hora de realizar la transición a este nuevo enfoque de colaboración en tiempo real. Asegúrese de que todos comprendan cómo utilizar las diferentes funciones que ofrece el programa. Deje que cada empleado aprenda a su propio ritmo.

7. Fomente  la comunicación

Por último, pero no menos importante, siempre promueva y fomente la comunicación adecuada dentro de su equipo. Si un empleado no comprende cómo usar una función en particular en el gestor documental, debe sentirse lo suficientemente cómodo como para comunicarse con el administrador y pedirle ayuda.

Además, los errores en la gestión de documentos a menudo ocurren debido a la falta de comunicación. Muchos sistemas de gestión documental tienen funciones de comunicación integradas, pero también puede utilizar software externo para enviar correos electrónicos, mensajería, videoconferencias, etc.

Conclusión

En última instancia, quizás la mejor solución de gestión de documentos sea la que sea segura y también la que aumente la productividad de la entidad. Si utiliza un sistema de gestión de documental correctamente, podrá gestionar los documentos adecuadamente y acelerar las operaciones comerciales. Utilice los consejos de este artículo para obtener su propio software de gestión de documentos electrónicos y empezar a usarlo.