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6 Pasos para un mejor sistema de gestión de documentos online

Escrito por Katrina Hatchett en mayo 24, 2019

Los sistemas de gestión de documentos electrónicos han recorrido un largo camino desde su origen a través de pilas de papeleo o escudriñando en archivadores para encontrar el documento que se requiere. Ahora que los documentos se pueden escanear y cargar en los sistemas de administración online; el acceso, el intercambio y la utilización de estos documentos, en los procesos normales de trabajo debe ser un juego de niños. Y sin embargo, muchas organizaciones aún no logran sacar el máximo provecho de su software de gestión de documentos eletrónicos, lo que significa que todavía hay problemas de eficiencia. No obstante existen soluciones simples para garantizar que su negocio maximice su sistema.

Considere el software que utiliza actualmente

Puede ser que la solución software que emplee para este fin no sea la que aproveche al máximo sus prácticas. Hoy en día, las soluciones de software pueden adaptarse a sus flujos de trabajo y procesos y puede ser que para maximizar el potencial, se requiera un nuevos sistema. Si piensa en una nueva solución de software, tenga en cuenta que puede haber problemas iniciales, así que asegure una capacitación completa sobre el acceso y la utilización del nuevo sistema y que ​​brinde apoyo técnico suficiente cuando surjan incidencias.

Fomentar la colaboración

Los sistemas de gestión de documentos electrónicos eficaces son espacios de colaboración; y los mejores ejemplos permiten al personal dentro de una organización, participar activamente en la mejora de la eficiencia de los sistemas; a través de la creación de documentos de colaboración, que facilitan el uso para otros.

Del mismo modo, todo el personal debe seguri la misma hoja de ruta con respecto a los procesos de carga y almacenamiento de documentos para que exista una forma común de trabajar. Y por supuesto, como en muchos casos, la comunicación es esencial por lo tanto; asegúrese de que el personal esté hablando y compartiendo ideas respecto al sistema.

Haz del sistema un núcleo central

Para una verdadera eficiencia, asegúrese de que su software de administración de documentos online tenga la capacidad de ser y por lo tanto se convierta, en un sistema de comunicación central para todo el personal. La gran mayoría de las interacciones entre su personal girarán en torno a los documentos y archivos que se almacenan en el sistema. ¿Cuáles son los canales de comunicación que no están directamente vinculados al sistema en sí? Mantener todo organizado de forma ordenada y conveniente un ritmo puede facilitar la comunicación efectiva y agilizar las prácticas de trabajo.

Tagging - Etiqueta de forma eficaz

Para hacer que la experiencia de búsqueda en el sistema sea aún más eficiente, asegúrese de que todos los empleados utilicen procesos de etiquetado claros y efectivos para guardar documentos. El software de gestión documental en primer lugar, debe proporcionar una función de búsqueda efectiva, pero luego la forma en que se etiquetan y guardan los documentos electrónicos es parte integral de la competencia del propio sistema; por lo que los empleados deben recibir capacitación efectiva en el etiquetado de archivos.

"Etiquetar de manera efectiva ( y esto significa utilizar las palabras clave correctas ) es un medio vital para garantizar opciones de búsqueda efectivas y es un enfoque muy simple", señala Susan Beavis, una comercializadora de Writemyx y Nextcoursework.

Garantizar la seguridad

La seguridad en línea siempre será un problema, pero con respecto a su Sistema de administración de documentos electrónicos, simplemente establecer los niveles de acceso adecuados para las personas adecuadas es el lugar por el que comenzar. Definir los derechos de acceso desde el principio y también, comunicar claramente quién tiene qué nivel de acceso y por qué, son pasos simples pero efectivos, para establecer un sistema que funciona bien y emplea las actitudes correctas hacia la seguridad. Con respecto a la seguridad externa, todos los sistemas usuales de firewalls y la verificación continua de los procedimientos deberían emplearse de manera habitual.

Contratar a un buen administrador

A menudo, los sistemas son tan eficientes como el administrador que los controla. Este debe ser un rol proactivo en el que, dependiendo del tamaño del espacio; un equipo individual o pequeño realiza comprobaciones continuas, de las formas en que los miembros del personal guardan, categorizan, etiquetan y acceden a los documentos. Este mismo administrador es el centro de comunicación principal, para todas las prácticas de intercambio y también, puede actuar como medio de comunicación entre el personal y la administración o el personal y el soporte técnico; en caso de problemas, consultas o sugerencias de mejora.

"Sorprendentemente, he trabajado en organizaciones en las que he preguntado quién es el administrador del sistema, y la respuesta no podía ser más reveladora; me miraban con una mirada de asombro como para decir '¿qué administrador?'. No tiene por qué ser un tiempo rol a tiempo completo; solo se trata de asumir la responsabilidad ”, argumenta Tim Mountjoy, gerente de proyectos en Britstudent y Australia2write.

Katrina Hatchett es una bloguera de estilo de vida en Academic Brits con un interés particular en el arte de la comunicación. Es colaboradora habitual de redacción en Origin Writings, así como bloguera en PhDKingdom.