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5 tipos de negocios que necesitan un sistema de gestión documental seguro

Escrito por Mario Zules el 18 Octubre 2019

Con la gran cantidad de documentos e información confidencial que manejan las empresas modernas, no se puede exagerar la importancia de las soluciones de gestión de documental. Cualquier organización que se ocupe de la documentación, desde archivos de clientes hasta facturas o recibos, necesita un software de gestión de documentos seguro para almacenar y gestionar la información.

Si bien algunas empresas tienen una perspectiva clara de sus necesidades de gestión documental, otras desconocen por completo el hecho de que necesitan un sistema de gestión de documentos hasta que es demasiado tarde. Aquí hay cinco sectores que pueden mejorar sus ventajas competitivas mediante la implementación de software de gestión documental:

Servicios de asistencia

Los servicios de asistencia son un negocio de rápido crecimiento en los paises desarrollados, dado el incremento constante de demanda de atención a personas mayores. Estudios recientes indican que se espera que la admisión de pacientes en hogares de ancianos se duplique para 2030.

Este tipo de crecimiento en la industria de los servicios de asistencia a la 3ª edad presenta varios desafíos. Se ocupan de una alta rotación de pacientes, regulaciones gubernamentales, acceso a la información personal, almacenamiento de datos y costes operativos crecientes. Sin mencionar los desafíos que vienen con el desorden, la desorganización y la presentación.

Puede desperdiciar tiempo clasificando documentos, archivandolos o buscando archivos perdidos, pero en un residencia para personas mayores, los pacientes son la parte esencial del trabajo. La racionalización de los procesos manuales con el software de gestión documental contribuirá en gran medida a mejorar las empresas de asistencia personal garantizando el almacenamiento seguro, el intercambio de documentos y la automatización del flujo de trabajo; reduciendo así los costos operativos.

Transporte y logística

Al igual que cualquier otro negocio que se basa en procesos de documentación en papel, la industria del transporte no es inmune a desastres como plagas de insectos, incendios u otros eventos de fuerza mayor. Tomemos, por ejemplo, una compañía de transporte que se ocupa de la logística de la compañía. Dicha compañía trata con aproximadamente 5000 o más conductores que entregan y mantienen la flota. Estas compañías tienen además numerosos equipos y más de 1000 ubicaciones.

Todas estas operaciones requieren documentación, ya que los conductores a menudo llevan manuales para firmar entregas, horarios de llegada y salida, así como lo que se envía, a dónde y a qué hora. Dichas empresas necesitan un sistema de gestión de documentos basado en la nube, que garantice la seguridad y una recuperación fácil para gestionar toda la documentación y garantizar toda la información. Los sistemas de gestión de contenidos empresariales pueden ayudar a las empresas de transporte y logística a gestionar todos la documentación, automatizar el flujo de trabajo, evitar la pérdida de documentos esenciales y mejorar aún más la productividad de los empleados.

Los documentos digitalizados son fáciles de almacenar, compartir y proteger a través de portales seguros. En caso de incendios o cualquier otro desastre natural, las empresas de transporte permanecerán en el negocio gracias a los sistemas de gestión de documentos que ofrecen soluciones en la nube para el almacenamiento.

Fabricantes

Las empresas de manufacturas son otra categoría de empresas que deberían utilizar sistemas de gestión documental. Desafortunadamente, tienden a centrarse más en el proceso de producción y se olvidan de proteger la documentación crucial en pos de la premisa comercial.

La producción de bienes debe alinearse con las necesidades y demandas de los clientes. Dicho esto, es vital encontrar el enfoque más rentable para recopilar datos del cliente y garantizar que lo que se fabrica satisface al consumidor. Además, si la información confidencial del cliente es robada o expuesta a desastres, la organización podría incurrir en pérdidas.

Un sistema de gestión de documentos y registros electrónicos ayuda a prevenir tales circunstancias. También ayuda a las empresas fabricantes a organizar y automatizar los procesos de documentación.

Negocios basados en el hogar

Millones de personas recurren a negocios en el hogar para disfrutar del trabajo desde la comodidad de sus sofás. Otros tal vez quieran ganar algo extra para mejorar su renta. Dichas empresas van desde el trabajo independiente hasta el comercio electrónico hasta empresarios autonómos que regentan sus propios negocios, como una panadería, por ejemplo. La mayoría de estas empresas utilizan sistemas de archivo manuales.

Desafortunadamente, los registros comerciales se acumulan con el tiempo y, finalmente, la documentación se convierte en una pesadilla. Es necesario tener una solución de administración de documentos que facilite el almacenamiento, la recuperación y la seguridad de los datos. Probablemente debería incluirse un software de contabilidad que haga que los procesos de facturación sean mucho más accesibles.

Construcción y automovilismo

Las tiendas de materiales de construcción y automóviles a menudo tratan cara a cara con los clientes o incluso completan transacciones a través del teléfono. Muchas de estas tiendas minoristas no reconocen la necesidad de proteger los documentos. Otros ignoran cualquier solución de administración de documentos porque no sienten que necesiten un sistema para compartir su información. Este es un gran error. Las tiendas minoristas, como cualquier otro negocio, requieren una solución eficiente para la gestión financiera, logística, de registros de clientes, servicios administrativos y facturación, entre muchas otras funciones.

El software de gestión documental ayuda a las empresas de construcción y concesionarios de autómoviles a mejorar sus procesos comerciales al automatizar el flujo de trabajo de documentos y mejorar el rendimiento de los empleados. Además, estas empresas necesitan asegurar la información de empleados y clientes.

Bufetes de abogados

Los despachos de abogados manejan tanta documentación. Tome como ejemplo, alegatos, formularios, cartas y demás documentación. Sin mencionar, grandes expendientes en papel. Este factor ya es razón suficiente para que cada firma de abogados obtenga un sistema de gestión de documentos electrónicos.

Un software de gestión documental ofrece varias herramientas que ayudan a administrar toda la documentación. Un bufete de abogados puede beneficiarse de la doble copia de seguridad de una solución en la nube que no sólo garantiza un almacenamiento seguro sino que también hace que el seguimiento de documentos sea fácil y efectivo. Además, la documentación electrónica puede eliminar todo el papeleo y liberar espacio de almacenamiento.

Un sistema de gestión documental mejora la colaboración mediante el uso de herramientas que permiten a los usuarios compartir cualquier tipo de archivo e incluso trabajar en el mismo proyecto simultáneamente. El repositorio centralizado es otro beneficio crítico del software de gestión de documentos y registros electrónicos. Toda su documentación, incluido el correo electrónico y la información de cada caso, se clasifican de forma centralizada y se ubican en el mismo lugar. Esta herramienta de gestión organiza todos los archivos según los tipos de casos y, por lo tanto, facilita el trabajo.

Conclusión

Cualquier empresa u organización con una visión para prosperar en el siglo XXI necesita un sistema de gestión documental.

Los beneficios de obtener uno incluyen: almacenamiento seguro para una gran variedad de documentos, incluidos correos electrónicos, archivos pdf y hojas de cálculo. Las herramientas de seguimiento de auditoría y monitoreo le permiten ver quién está accediendo a qué documento y el acceso basado en permisos a documentos confidenciales. Sin olvidar las sólidas herramientas de colaboración y seguimiento de documentos que le permiten trabajar con sus colegas en diversos proyectos.

Póngase en contacto con nosotros hoy. Estaremos encantados de mostrarle cómo un sistema de gestión documental a medida puede ayudarlo a mejorar sus procesos comerciales y aumentar la eficiencia.