Subscríbase al boletin de noticias de OpenKM para estar informado

5 tipos de empresas que no saben que necesitan un software de gestión documental seguro

Escrito por Guido Lara en mayo 29, 2020

No hay reglas establecidas cuando se trata de administrar un negocio con éxito. Si bien hay demasiados factores a considerar en la economía actual, como guerras comerciales, fluctuaciones de mercado y tecnologías en constante cambio; en realidad, hay un principio básico subyacente: la organización del negocio.

Es posible que tenga responsabilidades importantes y decisiones importantes que tomar para mantener su empresa funcionando eficientemente. El hecho de que su negocio prospere o no, depende generalmente de cómo decide organizar su empresa y cómo logra recuperar su negocio de los inconvenientes.

Esa es la filosofía general que conduce a un negocio próspero, pero entonces, ¿cómo ponerlo en práctica? Uno de los aspectos organizativos fundamentales que debe considerar es el flujo de trabajo de documentos de su empresa.

¿Cómo sabe si su empresa puede beneficiarse del uso de un Sistema de gestión de documental?

Vamos a desglosar 5 tipos de empresas que generalmente no saben que necesitan un software de administración de documentos; luego, podrá evaluar los beneficios de usar un sistema de gestión documental en su propia empresa.

1. Tiendas minoristas y de comercio electrónico

Las tiendas de proximidad y de conveniencia generalmente están bien organizadas en cuanto a la retención de documentos; y el mismo principio debería aplicarse al amplio alcance de la industria de ventas minoristas, incluidas las tiendas de comercio electrónico.

Ya sea que esté vendiendo sus productos terminados directamente a los consumidores finales o tratando con proveedores y flujos de trabajo complejos, el almacenamiento de documentos puede proporcionar una mayor eficiencia con los pedidos por correo, las facturas, los controles de garantía, la información del cliente y la gestión mejorada de tareas. Sin mencionar los servicios adicionales, puede obtener una mejor visión de las estrategias de marketing y proporcionar sistemas de recompensa similares al cliente.

2. Empresas constructoras

Un estudio realizado por la Escuela de Ingeniería Civil y Mecánica de la Universidad de Ciencia y Tecnología de Huazhong en China encontró que dos grandes obras de construcción desperdiciaron hasta el 59.6% del tiempo, debido a documentación inconsistente, extraviada y ambigua, atribuida a la información bloqueada y la lucha para colaborar.

Los contratistas generales, los constructores de viviendas o los contratistas comerciales se ocupan de los planes de construcción, certificaciones legales, contratos, presupuesto y grandes cantidades de documentos de respaldo, independientemente del tamaño de la empresa. Para las empresas de construcción, el escaneo de documentos, el almacenamiento de datos y los flujos de trabajo documental son tareas esenciales y diarias, y tener un repositorio central completo puede ser un principio organizativo fundamental para ensamblar documentos correctamente.

3. Industria del entretenimiento

Los estudios de cine, de música, estaciones comerciales de televisión y radio, operadores de televisión por cable y compañías de recolección de royalties entre otras, son algunas de las compañías que se ocupan consistentemente de múltiples formatos de archivo y necesitan rastrear sus documentos con precisión para fines legales y de ingresos. Entre esos fines pueden pasar por alto las ventajas de tener un repositorio en la nube y características de administración de documentos proporcionadas por un sistema de administración de documentos, como los sistemas de reconocimiento óptico, marca de agua y metaetiquetas, y terminan contratando a diferentes organizaciones para abordar sus problemas de administración de documentos.

4. Líneas de cruceros

La industria del transporte marítimo ha visto un aumento en la cantidad y variedad de casos de fraude durante los últimos años. En 2016, Carnival Corporation, la línea de cruceros más grande del mundo, acordó pagar una multa de $ 40 millones por falsificar registros y violaciones del cumplimiento ambiental, entre otros delitos.

El control de documentos y los sistemas de gestión seguros para los ensayos de auditoría deberían haberse en ese momento. Sin embargo, en 2019 la compañía también admitió falsificar nuevamente los registros de capacitación, enviando equipos a visitar barcos para corregir cualquier violación del cumplimiento ambiental, antes de las inspecciones e incluso, contactar a los guarda costas de los EE. UU para tratar de redefinir lo que sería un fracaso de su plan de cumplimiento ambiental.

La corrupción entre las grandes organizaciones puede ser una tarea difícil, si no imposible, de eliminar por completo, pero proporcionar procedimientos de flujo de trabajo centralizados y medidas de cumplimiento reforzadas a través de un Sistema de gestión documental  puede ser un paso adelante para mejorar la honestidad de una empresa.

5. Instituciones educativas

Las instituciones educativas son el tercer objetivo más frecuente de violaciones de datos por parte de piratas informáticos, justo después de los servicios de salud y financieros. En 2017, se robaron más de 1.900 millones de registros en instituciones educativas, y el robo de identidad fue la razón principal de las violaciones en un 74%.
Los números de Seguridad Social, de cuentas bancarias de empleados y diversa información de identificación personal convierten a las instituciones educativas en blanco de ataques, si carecen de la seguridad adecuada para la documentación electrónica. El costo exacto que esto tiene para las instituciones depende de la escala de la brecha; cuánto tiempo toma para identificarlo y contenerlo, y los gastos en resolución de demandas. Aún así, el Instituto Ponemon estima que el costo promedio de una violación de datos es de 200$ por registro en instituciones educativas.

Las soluciones de gestión documental electrónica basadas en la nube pueden ayudar a estas instituciones al proporcionar sólidos protocolos de seguridad, sistemas de seguimiento de documentos e incluso herramientas específicas como sistemas ópticos de reconocimiento de caracteres.

Conclusión

Muchas empresas afirman que su información se almacena de forma segura sin actualizar los protocolos, y satisfarán las necesidades a largo plazo de sus clientes y empresas.
El hecho es que los datos son muy valiosos, y todas las empresas deben preocuparse por mantener una documentación segura y bien estructurada. Es esencial evaluar qué es más importante para su empresa al medir los costes y los riesgos de pérdida de datos y tomase el análisis como un serio potencial de crecimiento.

Cada compañía tiene sus fortalezas y debilidades, y se debe realizar una evaluación cuidadosa de los flujos de trabajo de documentos y las obligaciones de seguridad documental, antes de cualquier inversión en un sistema de gestión de documentos.
Después de todo, estos proveedores también tienen sus propias fortalezas y debilidades.

Podemos estar de acuerdo en que la organización es vital para una empresa exitosa y hay conocimientos sobre cómo abordar la estructura de las decisiones organizacionales. El software de gestión de documental basado en la nube puede proporcionar valiosas herramientas de colaboración, control de versiones y protocolos de seguimiento de documentos; entre otras características poderosas, que puede ayudar a implementar protocolos de seguridad robustos, mientras se mantiene la accesibilidad de la información en cualquier empresa.

Si tiene alguna duda o dificultad con esta evaluación, siempre puede comunicarse con un proveedor de gestión documental de alta gama y pedirle información sobre qué buscar en un Sistema de gestión de documentos para su empresa.