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5 herramientas para administrar eficazmente tus datos

Escrito por Daniela McVicker  en abril 01, 2020

Ya sea que operes como una startup local a pequeña escala o en una compañía internacional, administrar tus datos de manera eficiente es de suma importancia. Si bien la gestión y el almacenamiento manual de datos pueden ser una solución fácil a corto plazo, este enfoque no ayudará a facilitar el crecimiento futuro del negocio.

Es por eso que cada vez más empresas invierten en análisis y gestión de datos empresariales. Por ejemplo, según datos de Statista, el mercado global de datos y análisis de negocio se valoró en $ 168.9 millones y se proyecta que crezca a $ 274.3 mil millones para 2022.

El tamaño global del mercado de big data y análisis de negocios. Fuente: Statista

Como tal, es fundamental que establezca un conjunto de herramientas de administración de datos diseñadas específicamente para fines relacionados con el negocio. Dicho esto, vamos a sumergirnos en varias herramientas eficientes que gestionarán eficazmente sus datos y, como resultado, optimizarán su flujo de trabajo.

La importancia y los beneficios de la gestión de datos especializada

Las empresas de éxito siempre confiaron en los datos para ayudarlos en la toma de decisiones, estructurar su trabajo y mejorar el servicio al cliente. De hecho, el uso de herramientas de gestión de datos basadas en la nube se considera cada vez más necesario para sobrevivir y prosperar como empresa. Bueno, los datos no son la mejor herramienta para avanzar en un negocio pero son un buen punto de partida.

Consideremos un par de ejemplos simples. Cada empresa, no importa cuán grande o pequeña sea, genera datos si tiene un sitio web o redes sociales; esto incluye datos de visitantes, datos de experiencia del usuario, datos de interacción de contenido, datos de tráfico web y muchos más. Todo esto tiene el potencial de enseñarle a una compañía cómo centrarse y organizarse más en el cliente.

Además de estos datos, una empresa típica también tiene un vasto conjunto de datos en forma de presentaciones, imágenes, videos, PDF, documentos de texto, archivos de audio, hojas de cálculo y otros documentos (a menudo llamados "datos no estructurados"). No organizarlos con un sistema de gestión documental eficaz hará que la jornada laboral de los empleados sea un desastre, lo que afecta el rendimiento general del negocio; así como a su capacidad de adaptarse a los requisitos del mercado en constante cambio. Por eso la gestión de datos es tremendamente importante.

Patrick Rowe, analista de negocios en TopWritersReview, define la gestión de datos como "un proceso de recopilación, validación, almacenamiento, procesamiento y protección de datos comerciales, de una manera que satisfaga las necesidades de los usuarios internos y los interesados ​​externos fiables".

Alcanzar todos estos objetivos no es fácil. Dado que la mayoría de los datos generados por las empresas no están estructurados, es decir, no se pueden buscar fácilmente y son más difíciles de analizar, las empresas deben tener herramientas y sistemas digitales para llevar a cabo una gestión de datos efectiva.

Afortunadamente, hay disponibles varias herramientas de gestión de datos fáciles de aprender y eficaces, diseñadas específicamente para las empresas. Comienza con tu proceso de selección decidiendo cuál es tu objetivo con estas herramientas (administración de archivos más efectiva, mejor seguridad de sus datos, etc.).

Herramientas de gestión de datos a tener en cuenta

Las siguientes 5 herramientas son esenciales cuando se trata de la gestión de datos empresariales.

1. OpenKM

El primer elemento de nuestra lista es un excelente sistema de gestión documental de código abierto diseñado para ayudar a las empresas a gestionar y procesar datos no estructurados proporcionando una interfaz fácil de usar. Una organización que usa OpenKM puede tener centralizado el lugar para almacenar, ver y procesar datos recopilados de varias fuentes.

Algunas funcionalidades de las que las empresas pueden beneficiarse:

• Gestión de documentos. Este es un software de administración de contenido que permite almacenar, administrar y procesar documentos tanto digitales como físicos (estos últimos se capturan mediante el uso de un escáner de documentos), para que los usuarios puedan acceder a ellos en un solo lugar.
• Gestión de correo electrónico. Recopilación de correos electrónicos de varios proveedores, importación y clasificación automáticas, sincronización con contactos de Google y captura de metadatos.
• Protección antivirus de todos los datos.
• Complementos de Microsoft Office y Open Office para recuperar, administrar y almacenar documentos de texto, hojas de cálculo y presentaciones
• Sincronización de archivos locales y OpenKM.
• Traducido a más de 35 idiomas.

La aplicación también tiene excelentes críticas de empresas de varios tamaños en sitios de revisión independientes.

2. Google Cloud

Esta solución basada en línea fue diseñada para ayudar a las empresas a migrar y administrar datos en la nube. Según Google, el 75 por ciento de todas las bases de datos se migrarán a la nube para almacenar y administrar datos empresariales, lo que marca el comienzo de una nueva era en la que más empresas aprovechan las analíticas de negocio.

Este es el resumen de las funciones relacionadas con la gestión de datos de Google Cloud:

• Servicios en la nube para tareas simples de flujo de trabajo de análisis de datos.
• Configurar y administrar el servidor PostgreSQL, MySQL y SQL en la nube.
• Utiliza análisis en tiempo real, eventos a gran escala y análisis avanzados y predictivos con BigQuery.
• Almacén de datos en la nube rápido y totalmente administrado.
• Ver análisis visuales rápidos e interactivos con el motor de BI de BigQuery
• Acceder a todo tipo de documentos de Office con Google Docs.

El set de funcionalidades le valió a Google Cloud el título de Compañía del Año de los Premios Dive.

3. CmisSync

El principal beneficio de esta herramienta para las empresas es la sincronización de los documentos de la organización con los ordenadores para que los empleados puedan administrar los datos de manera más efectiva, incluso sin conexión. CmisSync funciona de manera similar a DropBox, que también tenemos en esta lista, y fue diseñado específicamente para el uso de negocios y empresas.

Esto es lo que hace que esta herramienta sea una buena opción para la administración de datos comerciales:

• Robusta sincronización de documentos y carpetas relacionados con el trabajo a los pc locales de los empleados.
• Selección de archivos para sincronizar. Los directivos pueden elegir qué sincronizar para evitar el acceso a archivos confidenciales.
• Acceso fácil de usar a carpetas y archivos conectados.
• Disponible en 10 idiomas para satisfacer las necesidades de las empresas internacionales.
• Acceso inmediato. La sincronización comienza tan pronto como un usuario se conecta.

4. Dropbox

Dropbox for Businesses es una conocida herramienta de gestión y almacenamiento de datos creada para que las organizaciones accedan y colaboren en la gestión de archivos.

Aquí está la lista completa de lo que ofrece:

• Una selección de planes de almacenamiento. No importa cuántos terabytes de datos tenga tu organización para almacenar en línea, Dropbox puede proporcionar "todo el espacio que tu equipo necesita".
• Potentes opciones de sincronización y privacidad para evitar el acceso no autorizado.
• Enlaces de archivos protegidos con contraseña y opciones de "deshabilitar descarga".
• Acceso a todos los archivos en el almacenamiento en línea, incluso con poco espacio en el disco duro.
• Monitoreo de la actividad del usuario y los derechos de acceso.
• Más de 300,000 aplicaciones conectadas para ampliar la funcionalidad y facilitar el trabajo de sus equipos.

5. Chartio

La última herramienta en nuestra lista es un software de análisis de datos diseñado para permitir a las empresas explorar análisis y datos basados en la nube. La cuestión de Chartio es que podría ser utilizada por una amplia gama de usuarios de la organización: analistas de datos, ejecutivos, marketing, ventas y equipos de productos. Por ejemplo, los equipos de marketing pueden usar los análisis para procesar datos de sus aplicaciones y obtener acceso a información sobre el rendimiento de marketing.

Aquí hay una lista completa de características de Chartio para empresas:

• Exploración y almacenamiento de datos comerciales.
• Creación de informes de datos y un seguimiento de KPI específicos y métricas comerciales.
• Democratización de datos (hacer que los datos sean accesibles para usuarios comerciales no técnicos, sin involucrar a TI).
• Análisis histórico de datos comerciales y seguimiento de métricas corporativas.
• Paneles personalizados para visualizar y cuantificar el progreso de marketing, ventas y desarrollo de productos.
• Cuantificación del retorno de la inversión de ventas.
• Pronósticos de ventas basados ​​en datos comerciales disponibles.

Conclusión

Los datos ayudan a tomar mejores decisiones, punto. Cada negocio genera muchos, pero no todos tienen la capacidad de organizarlos, administrarlos y procesarlos de una manera que genere valor. Las herramientas en esta lista pueden ayudar a hacer exactamente eso y obtener esa ventaja competitiva necesaria para prosperar en un panorama competitivo cada vez mayor.

Sobre el autor:  Daniela McVicker es colaboradora de RatedbyStudents. Le apasiona la tecnología y siempre está entusiasmada por compartir la información más reciente disponible en el mercado. Fascinada por la evolución de la tecnología, está constantemente pendiente de las corporaciones para verificar que pueda ser la primera en difundir las noticias cuando se lanza en un nuevo producto.