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5 Conceptos erróneos sobre los Software de Gestión Documental

Escrito por Ben Rowner miembro de OpenKM USA en abril 30, 2020

 ¿Cómo será el mundo corporativo dentro de 10 años?

¿Qué tal un año a partir de ahora?

Es muy difícil predecir con precisión lo que sucederá con el mundo de los negocios después de la pandemia de la COVID-19. Todos hemos sido víctimas de una predicción en algún momento u otro, por lo que es muy importante, particularmente en estos tiempos difíciles; comprobar los datos y crear opiniones bien informadas para que las elecciones que hagamos ahora tengan un impacto adecuado en nuestra futura economía.

¿Cómo encajan los sistemas de gestión de documentos electrónicos en el mundo corporativo moderno?

El ritmo de los cambios realizados en las pequeñas y grandes empresas en el primer trimestre de 2020 es sorprendente y, debido a la pandemia de la COVID-19, las empresas de todas las industrias han aumentado y disminuido a la luz del nuevo panorama corporativo. Y no es una sorpresa que una gran cantidad de estas empresas hayan estado buscando formas de incorporar sus activos de forma digital, comenzando prácticas de teletrabajo y tratando de utilizar sistemas de gestión documental para mantener sus negocios en funcionamiento.

Esta guía tiene como objetivo aclarar algunos conceptos erróneos muy comunes sobre la gestión de documentos en el mundo corporativo moderno y mostrar cuán beneficioso puede ser para los propietarios de negocios implementar un software de gestión documental. Aquí están los cinco principales mitos sobre los sistemas de gestión de documentos digitales:

1. Problemas de Transición

La actualización de una empresa a una oficina sin papel implicará necesariamente cambiar algunos procedimientos de la empresa, y aunque puede ser un gran cambio en el flujo de trabajo; por lo general, una empresa no tarda mucho en adquirir los nuevos procedimientos y aceptar los cambios debido a los beneficios directos que proporciona la actualización a una gestión  online de documentos.

Los mayores procedimientos a implementar tendrían que ser el escaneo de documentos, la configuración de la automatización de procesos y finalmente, la capacitación de los empleados.

Todos estos procedimientos se pueden realizar de manera eficiente a través de la ayuda de un proveedor de software de gestión de documentos confiable como OpenKM; y su alto consumo de tiempo puede ser absolutamente desacreditado al compararlo con los problemas diarios que enfrentan las compañías basadas en papel, o incluso compañías que han hecho la transición a archivos digitales, pero que aún no poseen sistemas de gestión documental.

Estas compañías pueden pasar por alto los momentos que pasaron buscando en cientos de carpetas digitales, buscando correos electrónicos específicos en una bandeja de entrada desorganizada y en masa, o incluso obteniendo varias firmas de diferentes equipos dentro de la empresa.

2. Coste de actualización y tarifas ocultas

La compra de un software de administración de documentos puede ser costosa, dependiendo de las necesidades especificas, pero este coste no es comparable al costo de mantener toneladas de papel, impresoras, fotocopiadoras, suministros de oficina y dinero invertido en reparar el mismo equipo.

Los gastos a los que se enfrentan las empresas basadas en papel en relación con los costes asociados, sumados al tiempo dedicado a los inconvenientes diarios como los mencionados anteriormente, pueden convertirse en un gasto oculto significativo.

La compra de una solución para digitalizar documentos puede costar solo una cantidad reducida de dinero si el usuario personaliza el plan para asegurarse de que solamente está pagando por los servicios que realmente necesita.

3. Problemas de soporte técnico

Es posible que algunos empleados necesiten capacitación para garantizar adecuadamente el cumplimiento y controlar los flujos de trabajo de los documentos, pero esto no significa que se deba crear un departamento completamente nuevo en la empresa.

Una de las ideas erróneas que tienen algunas compañías anticuadas es pensar que necesitarán invertir más en el sistema de lo que están gastando para mantener su estilo de operaciones actual. Esta mentalidad de - si no está roto, ¿por qué arreglarlo? - generalmente se establece al pasar por alto algunos de sus riesgos actuales.

Las empresas que hacen la transición a los sistemas de administración de documentos electrónicos necesitan algunos entrenamientos, pero el proveedor las guiará a través de ellos, y los mejores sistemas de administración de documentos ofrecen un amplio soporte al cliente por teléfono, correo electrónico, tickets o chat en vivo, generalmente emparejado con seminarios web, foros y documentación en línea para garantizar el cumplimiento de todos los procedimientos que se puedan necesitar.

4. Riesgos de seguridad de la información

La mayor facilidad para compartir información debe combinarse con una seguridad mejorada, y eso es algo de lo que todos deberíamos preocuparnos antes de contratar a un proveedor de Sistemas de Gestión Documental.

Teniendo en cuenta las noticias habituales sobre brechas de seguridad y sus repercusiones legales, es comprensible pensar que todos los archivos digitales poseen un alto riesgo de seguridad. Esto puede ser cierto, a menos que se adopten las medidas adecuadas.

Los sistemas de gestión de documentos eletrónicos brindan configuraciones personalizadas para cumplir con las regulaciones de la industria, las políticas éticas de cada empresa y las regulaciones de cumplimiento para proteger contra la piratería informática que puede conducir a la filtración de información confidencial de las compañías sin su consentimiento.

Los beneficios en la gestión del riesgo también se presentan en forma de marcos regulatorios con el fin de gestionar todos los problemas legales de cada área que conforma su empresa, al tiempo que ofrece opciones de recuperación ante desastres.

5. Falta de almacenaje

Una de las ideas erróneas más comunes es pensar que un sistema de almacenamiento en la nube está diseñado principalmente para pequeñas y medianas empresas, y solo ciertos tipos de grandes empresas con menores requisitos de almacenamiento para almacenar documentos de diferentes tipos.

Al contratar un buen proveedor de gestión documental, se puede solicitar la implementación de funcionalidades extendidas, diferentes complementos, aplicaciones personalizadas e incluso cantidades personalizadas de almacenamiento para empresas que manejan grandes cantidades de documentos audiovisuales con una amplia variedad de formatos, como documentos de audio o vídeo.

Estos procesos permiten habilitar diferentes ubicaciones de repositorios y copias de seguridad, para que las empresa mantengan su eficiencia y eficacia sin perder su capacidad de recuperación en situaciones de desastres de documentos.

Conclusión

A primera vista, puede parecer más conveniente y menos costoso quedarse con una empresa basada en papel, pero una vez se considera escenario de multifactorial es fácil comprender que los beneficios de una solución de gestión digital van más allá de los ahorros en dinero y se extienden a la seguridad, el almacenamiento, mayor precisión de generación de documentos y hasta permite automatizar procesos simples para mejorar la eficiencia de los negocios.

Para la mayoría de las empresas, tarde o temprano, será mejor invertir en un software propietario o en un sistema de almacenamiento en la nube y las ventajas de estar a la vanguardia de la industria aún no se pueden contar completamente.

En resumen, no debería ser una preocupación el no encontrar una solución de administración de documentos adecuada para sus operaciones y antes de ser reacios a hacer la transición para actualizar nuestra gestión de documentos, a menudo sin ningún motivo, una buena idea sería consultar con un especialista que puede evaluar correctamente cuál sería el mejor gestor documental para cada empresa.