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10 pasos para crear un plan de gestión documental

Escrito por Kristina Savage en enero 17, 2020

La gestión de documentos es un tema candente en este momento, dada la importancia de los datos en la forma en que el mundo hace negocios en la era digital. Si desea asegurarse de que su empresa nunca se caiga en las violaciones de datos o los escándalos de incumplimiento que parecen estar por todas partes, necesitará uno de los mejores sistemas de administración de documentos. Es el sistema de procedimientos internos que garantiza que tenga todo cubierto cuando trata su documentación. A continuación, le mostramos cómo puede mantener un plan de administración de registros sin problemas en diez simples pasos.

Designar un equipo con experiencia y con un conjunto diverso de habilidades

Si quieres dormir con la tranquilidad de saber que todo está bajo control y que tus documentos personales no corren peligro de ser pirateados, tendrás que poner a tu mejor personal en el asunto. Ellos son quienes conocen su negocio de dentro hacia afuera y, cuando sea posible, deben venir de tantos departamentos como sea posible. De esa forma, tendrá una imagen precisa de cómo se utilizan los datos y los archivos electrónicos en toda la empresa, y no modificará constantemente su plan para satisfacer las necesidades de los diferentes departamentos.

Definir los procedimientos de su sistema de forma que todos lo entiendan

No sirve de nada tener uno de los sistemas de gestión de documentos más avanzados si sólo un puñado de personas puede descifrarlo. Es posible que haya encontrado el enfoque más inteligente e innovador para almacenar documentos, pero si la gente no sabe cómo usarlo, entonces no tendrá un gran impacto en la forma en que hacen las cosas.

La solución más simple es a menudo la mejor, así que siempre busque formas de reducir los pasos para que eliminar el esfuerzo duplicado siempre que sea posible. Puede que ahora no parezca un cambio significativo, pero cuando tiene cientos de personas siguiendo el plan durante años, pronto puede aportar una gran diferencia en productividad y rendimiento.

Crear un plan de acción claro y un cronograma de ejemplo

Si desea que su proyecto evolucione y archivar fácilmente cada documento electrónico, necesitará poder enumerar su plan de acción de manera clara y concisa. Al indicar clara y sucintamente lo que planea hacer, podrá identificar dónde necesita ajustar su enfoque. Si mantienes las cosas vagas y solo habla en términos generales, nunca encontrará nada malo; y eso puede llegar a ser un problema.

"Siempre me he esforzado por mantener nuestro sistema de gestión documental lo más sencillamente posible. El hecho de que sea un sistema poderoso que está haciendo algo significativo no significa que su uso deba ser complicado. De hecho, como todo el mundo lo va a usar, debe ser lo más eficiente posible ”, dice Estelle Leotard, especialista en contenido de Is Accurate.

Organizar y reestructurar sus archivos y documentos actuales

Ahora que tiene el marco de trabajo de su plan de gestión, puede comenzar cargando sus datos y materiales existentes. Esta es una excelente oportunidad para identificar cualquier descuido que haya pasado desapercibido hasta ahora, y también es crucial si desea crear una solución conjunta. Si sus archivos antiguos y nuevos se administran de dos maneras totalmente incompatibles, entonces va a crear mucho trabajo adicional para muchas personas del equipo.

Eliminar los documentos redundantes para optimizar sus recursos

Si va a seguir los consejos mencionados anteriormente, ¿por qué no utilizar también este proyecto para deshacerse de los documentos duplicados o redundantes? Le ahorrará tiempo al tener que integrarlos en su nuevo plan y liberará espacio de almacenamiento. Justo lo que necesita cuando desea que sus datos e información sean fácilmente encontrados y accesibles.

Examinar la eliminación y el almacenamiento seguros de toda la documentación

Cualquier cosa de la que decida deshacerse debe eliminarse adecuadamente. Esto podría ser mediante la contratación de una empresa de trituración, especializada en eliminar copias en papel; o su equipo técnico interno puede borrar copias de seguridad y discos duros antiguos. No importa qué combinación de estos necesite, asegúrese de seguir todas las reglas y regulaciones al pie de la letra. De esa manera, sabrá que cualquier información confidencial no caerá en manos de terceros.

Realizar una prueba realista de su nuevo plan de gestión

Poner a prueba un plan de gestión es algo que muchas personas son reacias a hacer, y por una buena razón: no quieren que falle. Si bien es comprensible que sienta que una prueba fallida es un gran paso hacia atrás, ¿no es mucho mejor identificar los problemas y las claves lo antes posible? Piense en cualquier prueba que realice como una oportunidad para validar y mejorar su sistema, en lugar de poner en duda la capacidad de las personas que lo crearon. De esa manera, terminará con una solución viable que resistirá el paso del tiempo.

Llevar al día el resto de la empresa

Ahora que todo está funcionando, debe centrar su atención en el entrenamiento y la capacitación del resto del equipo. Una vez que todos estén al día, verá que su negocio pasa al siguiente nivel sin que te des cuenta.

“Llamé a una reunión a todos para resaltar las características principales de nuestro plan de gestión documental antes de que se pusiera en marcha. Luego dividí la empresa en equipos más pequeños para que pudiéramos ofrecer capacitación específica a todos los que la necesitaran ", dice Marie Fincher, directora de contenido de Trust My Paper y escritora invitada en Grab My Essay.

Programar mantenimiento periódico y sesiones de actualización

El mantenimiento regular y las sesiones de actualización son esenciales si desea aprovechar al máximo su inversión inicial de tiempo, esfuerzo y dinero. Uno trata de actualizar su infraestructura y procedimientos para que su sistema pueda evolucionar en paralelo con su negocio. El otro se asegura de que todos en el equipo sepan cómo usar los procesos que ha implementado.

Aprenda de sus errores, para que sus sistemas siempre mejoren

Los errores sucederán, independientemente de lo bien preparado que esté. La clave es detectarlos, identificarlos y luego corregir los errores que los causaron. Si hace estas tres cosas, tendrá una solución que beneficia a la empresa.

Conclusión

Ahora que ha leído nuestra guía paso a paso sobre cómo poner en marcha su programa de administración de documentos, le toca a usted hacerlo realidad. Puede parecer que es más fácil decirlo que hacerlo, pero con un enfoque proactivo y un poco de planificación, se dirigirá en la dirección correcta en muy poco tiempo. Exactamente lo que necesita cuando quiere construir su negocio sobre una base fuerte y sólida.

Sobre el Autor: Kristin Savage nutre, impulsa y potencia la magia de la palabra escrita. Además de obtener su título en Escritura Creativa, Kristin estaba ganando experiencia en la industria editorial, con experiencia en estrategias de marketing para editores y autores. Es colaboradora habitual de Supreme Dissertations, escritora de Wow Grade y escritora invitada de BestEssay.