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10 beneficios de la gestión documental

Escrito por Mario Zules en marzo 15, 2019

¿Cuál es el activo más valioso en su negocio hoy en día? No importa el tipo de industria en la que opere; la información es uno de los activos más valiosos que puede tener. Las organizaciones necesitan información para tomar decisiones sobre el negocio.Necesitan información para evaluar sus productos en los mercados. También necesitan documentos para realizar transacciones comerciales formales con clientes, proveedores y grupos de interés.

Sin embargo, si su bandeja de correo electrónico está siempre llena, su archivador lleno hasta el tope y hay más papeleo en camino hacia su almacén es hora de que su organización implemente un sistema electrónico de gestión de documentos. La gestión de documentos comerciales a través de procesos manuales puede ser costosa y llevar mucho tiempo.

En este artículo, analizaremos los principales beneficios que un sistema de gestión de documentos puede ofrecer a cualquier organización que busque mejorar sus resultados. Entre ellos destacan:

• Flujos de trabajo automatizado
• Espacio de almacenamiento reducido
• Seguridad mejorada
• Recuperación más fácil
• Mejor colaboración
• Mejor sistema de copias de seguridad y recuperación en caso de desastres.

Vamos a profundizar y explorar cada beneficio en detalle.

Mejores flujos de trabajo - workflows

Se espera que la mayoría de los procesos de negocios impliquen comunicación tanto interna (departamento a departamento) como externa (terceros). Algunas personas crearán los documentos; otros revisarán, aprobarán y finalmente enviarán los archivos.
Con los sistemas de gestión documental como OpenKM, es posible utilizar reglas de validación y realizar acciones específicas sobre sus documentos, como la captura de metadatos, la clasificación de contenidos o la firma o factura electrónica, de forma automática. Esto acelera los procesos de negocio y mejora su calidad. De hecho entre 20-35% de los costes sobre ingresos operativos son causados por la mala calidad de los datos.

Espacio de almacenamiento reducido

Los sistemas de gestión documental basados en papel necesitan mucho espacio de almacenamiento. En la mayoría de las ciudades, las inmuebles comerciales (oficinas más grandes o almacenamiento externo) son muy costosos. El papel, las carpetas, los archivadores y el personal de archivo también pueden ser muy onerosos a largo plazo. Un sistema de gestión de documentos electrónicos puede reducir estos costes significativamente. Además de reducir los gastos en espacio, al no tener papel, también ahorrará tiempo perdido en el envío de fax, copias y búsqueda manual de archivos.

Recuperación más fácil

De acuerdo con una encuesta realizada por Gartner, una organización media gasta alrededor de $ 120 en mano de obra para encontrar un documento archivado y otros $ 220 en mano de obra para reproducir un documento perdido. Esta investigación revela además que el 7.5% de todos los documentos de la organización desaparecen mientras que el 3% del resto se archiva mal. Además, la mayoría de los empleados dedicarán sólo el 15% de su tiempo en analizar información, pero perderán la mitad de su tiempo buscándola. Como solución, las organizaciones necesitan implementar un software de gestión fiable que pueda recuperar archivos por una palabra o frase de un documento o aplicar categorías de índice a un archivo o carpeta. OpenKM también hace posible la recuperación remota.

Seguridad mejorada

No es ningún secreto que la seguridad es un desafío importante para la mayoría de las empresas. Ningún sistema de gestión de documentos manual es hermético para proteger la información confidencial de fugas, o del acceso de personas malintencionadas. Sin embargo, con un software de gestión fuerte, puede controlar quién puede acceder a qué documento. Además, la mayoría de software de gestión documental deja una pista de auditoría para informarle sobre quién vio y editó un documento, así como la hora en que se accedió al contenido.

Mejor colaboración

Gracias a los gestores documentales puede acceder a documentos capturados desde múltiples ubicaciones. Además, al utilizar la digitalización de documentos, es más fácil compartir documentos a través del sistema de gestión de documentos electrónicos. Los colaboradores pueden saber cuándo otros colaboradores han accedido a un documento compartido y lo han modificado.

Mejor sistema de copias de seguridad y recuperación en caso de desastres

Con el sistema de gestión de documentos, todos los documentos se almacenan en un repositorio central. Además, es posible indexar y archivar sus contenidos empresariales. Como resultado, no hay documentos perdidos o extraviados.

Elegir un sistema de gestión documental para su organización

Hay varios sistemas de gestión de contenido. El mercado global de sistemas de gestión de documentos se estimó en $ 3.440 millones en 2017 y se proyecta que se extienda a $ 7.070 millones para 2023. Desafortunadamente, no todos los sistemas de gestión documental pueden asociarse con los beneficios mencionados anteriormente. Por lo tanto, para aprovechar al máximo cada dólar que invierte en un software de gestión, asegúrese de que tenga las siguientes características:

• Catalogación automática: un excelente sistema de administración de documentos debe tener una arquitectura plug-in que lo ayude a configurar automáticamente su lógica de negocios mientras realiza tareas como mover un documento a una nueva ubicación, cambiar la seguridad o aplicar cambios en los documentos.
• Captura automática de metadatos: los grandes sistemas de gestión de documentos como OpenKM le permiten convertir cascadas de documentos de cualquier tipo en datos listos para el negocio.
• Reconocimiento óptico de caracteres (OCR, por sus siglas en inglés): los sistemas de gestión documental acreditados deben contar con la tecnología OCR para permitirle convertir documentos en papel en datos compatibles y sensibles gracias a la digitalización de documentos mediante imágenes capturadas con cámaras digitales. Con una arquitectura como OpenKM, puede incorporar la mayoría de los motores OCR de código abierto.
• Vista previa avanzada: el sistema de gestión documental debe tener extensiones para la vista previa de tipos de archivos importantes, como los archivos de AutoCAD.
• Control de versiones: un excelente gestor de documentos y registros electrónicos debe poder identificar cambios en los documentos, marcas de tiempo y usuarios que realizan los cambios. Las revisiones deben ser comparadas gráficamente y restauradas. Los sistemas como OpenKM usan un código de número o letra, denominado "número de revisión" para identificar las diferencias.
• Seguimiento: el gestor documental debe tener un registro de auditoría extenso y configurable que pueda usarse para documentar la evidencia del orden de las actividades que han modificado, en cualquier momento, un proceso en particular.
• Lectura de códigos de barras: Un buen software de gestión documental en la empresa debería admitir tantos formatos de códigos de barras como sea posible. Algunos de los formatos de códigos de barras estándar que deben admitirse incluyen Codabar, Código 39, Código 93, Código 128, EAN-8 y EAN-13, ITF-14, UPC-A y UPC-A, RSS-14, RSS Expandido, Data Matrix, PDF417, Código QR y Aztec.
• Redes: un sistema de gestión de documentos fiable debe admitir protocolos de redes como CIFS, FTP y WebDAV.
• Integraciones: un software documental de alta calidad debe integrarse sin problemas con aplicaciones de terceros como Microsoft Office Suite.

Debido a su capacidad para permitir que las empresas posean la producción, la custodia de documentos a largo plazo y el intercambio de archivos electrónicos, OpenKM es una de las mejores soluciones de gestión documental para las empresas. Con la plataformaOpenKM KCenter, puede crear rápidamente su propia aplicación según los requisitos de su negocio y procesos documentales. 

Los documentos son el alma de cualquier negocio. Una organización que administra sus documentos de manera eficiente toma decisiones comerciales sensatas, reduce los costes e incrementa el valor de la entidad. Tome la decisión de revisar su estrategia de transformación digital en la gestión de documentos.

Si no está seguro de qué sistema de gestión de contenidos es el mejor para organización, con gusto lo ayudaremos a encontrar el software documental adecuado que le permitirá reducir los gastos de su empresa, aumentar la productividad de su negocio mediante la automatización de procesos y mejorar su flujo de trabajo a través de la digitalización de documentos. Póngase en contacto con nosotros hoy.