Archivo de correos electrónicos

El módulo de archivo de correos electrónicos de OpenKM nos permite utilizar el repositorio de gestión de documentos como un sistema para guardar los mensajes masivamente.

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Archivo de correos electrónicos

El módulo de archivo de correos electrónicos de OpenKM nos permite utilizar el repositorio de gestión de documentos como un sistema para archivar correos masivamente. El archivo de correo es un proceso automatizado para la preservación y protección de todos los mensajes archivados.

Hay una gran cantidad de beneficios en archivar correos, los más significativos son:

  • La recuperación de los correos electrónicos perdidos o borrados accidentalmente.
  • Registro de auditoría.
  • Preservación de la propiedad intelectual.
  • "eDiscovery" en el caso de litigios o investigaciones internas.

Principales caracterísiticas para los usuarios

  • Preservación de los mensajes archivados ( cuerpo del mensaje y archivos adjuntos ).
  • Protección de la propiedad intelectual.
  • Cumplimiento de la legislación.
  • Soporte en caso de litigio.
  • Backup y soporte para la recuperación de datos.
  • Envio de correos y optimización del almacenamiento.
  • Monitorización de los mensajes de correo internos y externos.
  • Gestión de registros ( políticas de retención de correos electrónicos ).
  • Integridad de los mensajes de correo en sus procesos de negocio.
  • Compatible con Microsoft Outlook.

Funcionalidades

  • Cuentas de Gmail o de Correo Yahoo!.
  • Cualquier buzón POP3 o IMAP.
  • Cola de importación.
  • Microsoft Outlook Addin para 2000 y 2016.
  • Ficheros de correos electrónicos en formatos EML, MSG.
  • Reglas para la catalogación automática de correos electrónicos (configuración personalizable).
  • Configuración de archivo, retención y purga de correos electrónicos en conformidad a su lógica de negocio.
  • Firma digital y verificación (archivo seguro).
  • Rápido motor de búsqueda de correos.
  • El motor de búsqueda permite localizar correos que contienen texto tanto en el cuerpo del mensaje como en los archivos adjuntos.
  • Rápida interfaz de usuario para explorar correos electrónicos.
  • Indexación de cualquier dato del mensaje de correo (contenido, ficheros adjuntos y metadatos).
  • Exportar a formato EML (configuración disponible para exportar a otros formatos como PDF).
  • Reglas de retención (purga automática de correos electrónicos de cierta antigüedad sobre la base de reglas definidas).
  • Prevención contra virus en los mensajes archivados mediante el chequeo previo por parte de un software de antivirus.
  • Etiquetado automático.
  • Gestión de las cuotas.
  • Generación de informes.
  • Registros de auditoría completos.
  • Alertas periódicas a partir de consultas almacenadas.

Vídeos relacionados:

  • Ejemplo del uso del módulo de archivo de e-mails de OpenKM.

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